A dokumentum-vezérlést egy adott szervezet hatékonyságának növelésére használják egy adott dokumentum verziójának vezérlésével. Ez biztosítja, hogy az alkalmazottak mindegyike rendelkezik egy adott dokumentum megfelelő verziójával. Az ISO-szabványok olyan nemzetközi szabványok halmaza, amelyek segítenek a vállalatokon belüli folyamatok szabványosításában, és segítik a vállalkozásokat az Intelex szerint megfelelő nyilvántartásokban. A vállalatoknak meg kell érteniük, hogy milyen szabványok vonatkoznak saját üzleti tevékenységükre, és dokumentációs ellenőrző intézkedéseket alkalmaznak ezeknek a szabványoknak a betartása érdekében.
A papírok minimalizálása
A dokumentumok ellenőrzése gyakran arra törekszik, hogy csökkentse vagy megszüntesse a papírdokumentumokat, így az iratok kevésbé befolyásolják a környezetet és csökkentik a vállalati költségeket az Intelex szerint.
Könnyű hozzáférés
A dokumentumok ellenőrzésével kapcsolatban a hozzáférés egyszerűsége szintén fontos szempont. A vállalatok könnyebben tudják naprakészen tartani az információkat, ha például könnyen hozzáférhetnek az internethez.
Kategorizálás
A dokumentumokat logikai kategóriákba kell szervezni. Ily módon az adott helyzetre vonatkozó megfelelő dokumentumok találhatók. Ezek a dokumentumok gyakran kategóriákba sorolhatók, mint például a politika, az eljárás, a munkavégzés és a nyomtatványok és nyilvántartások, a 9000 World szerint. Az ISO-nak megfelelő dokumentumok szükségesek, ha szükséges.
Szakvélemény
A dokumentumokat véglegesítésük előtt alaposan felül kell vizsgálni. Számos esetben ezeket a dokumentumokat egynél több személynek felül kell vizsgálnia, mind felügyeleti célból, mind pedig annak biztosítására, hogy a hibákat ne tegyék meg, ha a 9000-es világ szerint egy extra pár szemet kap a hibákat. A felülvizsgálati ciklusnak magában kell foglalnia azokat a munkavállalókat, akik részt vesznek az adott dokumentumokban és vezetőkben, akik felügyelik őket, mivel több szakértelemmel rendelkeznek és meg fogják érteni a hibákat. Az ISO megköveteli a dokumentumok jóváhagyását a kiadás előtt.
Felülvizsgálati állapot
Az ISO-szabványok előírják, hogy a dokumentumokat szükség esetén felül kell vizsgálni és frissíteni kell. Az adott vállalat feltételei elkerülhetetlenül megváltoznak, és a frissítéseknek logikusan hozzá kell adni a dokumentumokat. A felülvizsgálati állapotot a 9000 világ szerint kell elhelyezni a dokumentumon. Ezek az állapotok tartalmazzák a tervezetet, a felülvizsgálatot és a jóváhagyást. Az elavult dokumentumokat, amelyeket a vállalat bármilyen okból megőrzött, elavultnak kell tekinteni.
Olvashatóság
A dokumentumoknak mindig olvashatónak és hozzáférhetőnek kell lenniük a rászorulók számára, a 9000 világ szerint. Az ISO megköveteli, hogy a dokumentumok frissüljenek, ha kopást vagy sérülést kapnak.
terjesztés
Nemcsak a cégtől származó dokumentumok ellenőrzése szükséges, hanem az országból származó dokumentumokat is ellenőrizni kell a 9000 világ szerint. Számos dokumentumot, például a vállalat tulajdonában lévő termékek és gépek felhasználói dokumentumait egyértelműen fel kell tüntetni, és a vállalat megfelelő személyeinek kell elosztaniuk.
