Egy elfoglalt munkanap folyamán könnyű, hogy fontos részleteket elveszítsenek vagy elfelejtenek. A gondos nyilvántartás elengedhetetlen - különösen az üzleti megbeszélések során. A jegyzőkönyv a találkozó hivatalos jegyzőkönyve. Le kell írniuk, hogy ki volt jelen az ülésen, mit vitattak meg és mit döntöttek el. Ha gondosan előkészítették, akkor az egyik leghatékonyabb módja annak, hogy mindenki tájékoztatást kapjon, és ugyanazon az oldalon az elmúlt, aktuális és jövőbeli üzleti döntésekről.
A szükséges elemek
-
Találkozó napirend
-
Jegyezze meg az elemeket vagy a szövegszerkesztőt
Jegyezze fel az ülés időpontját, időpontját és helyét.
Sorolja fel a rangsorban a résztvevők mindegyikét.
Adja meg, hogy szükség esetén határozatképesség van-e. Nem minden ülésen szükség van határozatképességre, vagy minimális számú résztvevőre, hogy az értekezlet érvényes legyen. Ha azonban határozatképes és jelen van, azt jelenti, hogy az ülésen meghozott üzleti döntések érvényesek és végrehajthatók. A határozatképtelenség nélkül a vállalkozás nem járhat el.
Ismertesse az eljárást időrendi sorrendben. Kezdjük azzal, hogy megemlítjük, hogy a találkozót rendelték meg, és hogy ki.
Írja le az egyes személyeket, akik elindítanak egy témát, és írják le a vita legfontosabb részleteit.
Jegyezze fel azoknak a nevét, akik egyetértenek vagy nem értenek egyet azzal, amit megvitatnak, és röviden ismertesse a megállapodás jellegét vagy nézeteltérését.
A végső határozat összefoglalásával zárja le az ülés minden részét.
Folytassa az 5–7. Lépések megismétlését, amíg az ülés véget nem ér.
Jegyzetei alapján írja fel az ülés hivatalos formáját. Használjon vállalati levélpapírt és küldje el a végleges másolatot minden résztvevőnek.
tippek
-
Használja a találkozó napirendjét a találkozó jegyzőkönyvének vázlataként. A napirendek tipikusan felvázolják az ülés főbb témáit. A napirend vázlatként való használata segít a percek szervezésében.
Míg a technológia bizonyos időmegtakarításokat kínálhat, Neal Hartman, az MIT Sloan School of Management vezetői kommunikációs vezetője, a Forbes honlapján egy oszlopban javasolja, hogy tiltsa le a technológiát az üléseken, hogy mindenki összpontosítson. Ha úgy dönt, hogy olyan technológiát használ, amely segít a percek rögzítésében, vegye figyelembe a zavarmentes szoftvereket, amelyek ideiglenesen blokkolják az e-mailek, az internet vagy más programok hozzáférését az egyszerű szövegszerkesztőn kívül.
