Az e-mailek és más elektronikus kommunikációs eszközök talán a tudatosság szélére tolta a papír betűket, de félrevezető lenne azt sugallni, hogy a levélírás művészete halott. Éppen ellenkezőleg, a vállalkozások minden nap levelet használnak, hogy információt küldjenek, kommunikáljanak az ügyfelek számára fontos feltételekről, és valamilyen kézzelfogható képet hozzanak a címzett kezében. A félig hivatalos levél megfelelő, ha ismeri a címzettet, de nem barátként.
A félig formális a helyes formátum?
Az üzleti levél elkészítésekor mindig vegye figyelembe a címzettet. A félig hivatalos levél megfelelő, ha ismeri a címzettet, vagy rendszeresen kommunikál vele, például a könyvelővel, vagy a fő beszállítója irodavezetőjével. Ha egyáltalán nem ismeri a személyt, válasszon egy hivatalos levelet. A félig formális betűk udvariasabbak, mint az informális betűk. Gondoljunk rájuk, mint a hivatalos levél, amelyet írhatsz egy kormányzati szabályozónak, és a nyugodt írási stílus között, amit egy barátodnak írhatsz.
Kövesse a standard üzleti levélformátumot
A félig formális betűk a standard üzleti levélformátumot követik; ez csak az a nyelv, amelyet módosít egy semleges hang létrehozásához. Válassza ki az üzleti levélpapírral nyomtatott írószereket, és írja be a címzett nevét és üzleti címét az oldal bal felső részén. Tehát, ha egy beszállító cég vezérigazgatójához ír, akkor a belső cím olvasható:
Ms. Catherine Torrance, vezérigazgató
Acme Company
123 Acme utca
Bartlesville, Oklahoma 74003
Ezután írja be a dátumot egy hónapos nap formátumban. Az üzleti írásban szokásos, hogy a hónapot szóként írják: "2018. március 28."
Válasszon egy üdvözlést
Használja a címzett vezetéknevét, majd egy kettőspontot - "Kedves Mr./M./Miss/Ms. Vezetéknév:" Több címzett számára felsorolja az összes címzett nevét - "Kedves Ms. Tomaker, Mr. Bennett és Dr Toulson-Smith: "Ne írja az első nevet; ez durva. Ha nem ismeri a címzett nevét, végezzen néhány online kutatást annak felfedezéséhez. Használjon olyan általános felszólítást, mint a "Kedves értékesítési igazgató:" csak az utolsó lehetőség. Ebben az esetben előnyösebb lenne a "Tisztelt Hölgyem" vagy a "Kedves Uram" levél betöltése és a hivatalos hang.
Szerkezeti felépítés az egyértelműségért
A levél testének udvarias és semleges hangot kell találnia. A mindennapi szavakat formális szavak helyett használd például a "még" és a "de" helyett a "még" szót. A "nem vagyok", "nem" és "nem" közti összehangolások félig formális levélben rendben vannak, amíg illeszkednek a cég házának stílusához. Nyissa meg az írást, és írja le a fennmaradó pontjait két-négy bekezdésben logikus módon, egy ötletet a bekezdésben. Tartsa tiszteletben a címzett idejét, és tartsa a levelet rövidnek és pontosan, amennyit csak tud.
Írjon egy ingyenes bezárást
Különböző lehetőségei vannak a félig formális levél lekerekítésére, ezért válasszon egy udvarias, de szívélyes zárást az alábbi listából:
- Tisztelettel,
- Üdvözlettel,
- Tisztelettel,
- Tisztelettel,
- Szívélyes,
- Legjobbakat kívánom,
Végezze el a nevének és címének beírásával, majd nyomtassa ki a levelet, és írja be a nevét a záró és a beírt név között.
Példa egy félig hivatalos levélre
Összeállítva, itt egy példa egy rövid félig hivatalos levélre:
Kedves Mears:
Írok azért, hogy hivatalosan meghívjam Önt vendégelőadó és műhelyvezetővé a közelgő 2019-es ipari értékesítési konferencián.
A konferencia témája az "Értékesítés: A technológiai hullám". A rendezvényt az Ernest N. Morial Convention Center-ben rendezik New Orleansban 2019. október 3-tól 5-ig.
Információért Katerina Houlden az Intelligens Értékesítés lesz a nyitó hangszóró. Előadásának témája az "Értékesítés nagy adatainak megismerése". Ha bejelentkezik a konferenciaportálra a www.indsalescon.net oldalon, láthatja a jelenlegi programtervezetet és a konkrét témákat, amelyeket a beszédek és műhelyek ideiglenesen lefednek.
Az idei évben a legmagasabb részvételre számítunk, 4000 képviselő és 80 beszélő között. Örülnék és megtiszteltetnék, ha hozzájárulna ehhez a rangos eseményhez.
Nagyra értékelném, ha május 30-ig szívesen válaszolhatnánk. Innen megadhatok bármilyen további információt, amire szüksége lehet.
Legjobbakat kívánom,
Jane Doe
