A szerződési javaslat írása megköveteli, hogy kényszerítő elbeszélést írjon le, amely magyarázza, hogy miért felel meg a vállalat a közszféra ügynökségének munkájához, vagy a magánszektor által kért tanácsadó projekthez. Mivel a közszféra javaslata a legnehezebb írni, és gyakran a legrövidebb időigényes, ha tudod, hogyan írhatsz egy nyertes pályázati javaslatot a kormány számára, írj egyet a magánszektor munkájára.
Szerződési javaslat írása
A segítségnyújtásra váró listák áttekintése a pályázati írók számára bármely online álláshirdetésen azt mutatja, hogy a nyertes pályázathoz használt készségkészlet rendkívül értékes. A győztes szerződési javaslatok megalkotása azonban többet jelent, mint a jó írási készségek és az angol nyelvtudás. A kiválóan írott szerződési javaslatok a csapat erőfeszítéseit és a vállalat szolgáltatásainak vagy termékeinek világos megértését, a szerződés- és felvásárlási folyamatokat és az árképzést igénylik. A szerződéses pályázat összeillesztése hetekig és akár hónapokig tarthat tervezést, stratégiát és kutatást. A szerződési javaslat írás nem egyszemélyes feladat. Számos szervezet „vállalati csapattal” rendelkezik a vállalat üzleti fejlesztési részének kiterjesztésében.
Amikor a vállalkozások szerződési javaslatot használnak
Számos olyan cég, amely szolgáltatásokat vagy termékeket nyújt a kormányzati szerveknek, szerződési javaslatokat használ, mint az állami szektor üzleti tevékenységének megszerzését. A magánszektorban a szerződésekre vonatkozó javaslatok használatosak, de a magánszektorra vonatkozó javaslatok gyakran kevésbé bonyolultak és strukturáltak, mint a kormányzati szerződéskötő és beszerzési tisztviselők számára írt javaslatok. Ha szerződéses javaslatokat szeretne írni a szervezetéhez, jó ötlet, ha többet szeretne megtudni a kormányzati célú javaslatokról, a kormányzati ajánlatok egyedi struktúrája, valamint a közszféra-ügynökségekkel folytatott üzleti követelmények miatt. Ha tudod, hogyan írhatsz egy nyertes pályázati javaslatot a szövetségi kormány számára, akkor könnyedén összehasonlíthatod a magánszektorban tevékenykedő vállalati üzletágat.
A felvásárlási folyamat
Az Egyesült Államok Általános Szolgáltatási Igazgatósága közzéteszi a szövetségi beszerzési szabályokat (FAR). A FAR egy 2000 plusz oldal könyv, amely mindent tartalmaz, amit valaha is szeretett volna tudni a szövetségi kormányszerzési folyamatokról és szabályokról. Az Amazon hordozza a könyvet és a Cliffs-Notes-esque verziókat is, de letöltheti azt a kormányzati oldalról, és tudja, hogy minden frissített módosítást és módosítást kap. Ismerje meg a FAR-t, és sok kérdésre fog válaszolni, amelyekkel kapcsolatban a szerződési javaslat elkészítésével kapcsolatban van. Legalábbis jobban meg fogod érteni, hogyan és miért követeli meg a kormány ilyen részletes válaszokat a termékekre és szolgáltatásokra vonatkozó kéréseire.
A kormányzati beszerzési folyamat gyakran meghívással kezdődik. A felszólítás a nyilvánosság számára elérhető dokumentum, amely információkat tartalmaz a szolgáltatásokat vagy termékeket igénylő ügynökségről. A felszólítás részletesen tartalmazza a szolgáltatás vagy termék típusát és azt, hogy a kormány hogyan kívánja a szolgáltatást vagy a terméket. Meghatározza továbbá az eladó-ügynökség viszony kezelésének feltételeit. A kormányzati felkérésnél a "Vállalkozó" vagy "Eladó". Bizonyos esetekben a kormány közzéteszi az ajánlatkérés közzétételét megelőzően az információs kérelmet (RFI). Az RFI célja, hogy azonosítsa azokat a vállalati típusokat, amelyek képesek a kormány által igényelt szolgáltatást vagy terméket biztosítani. Az RFI-re adott válasz némi munkát végez, de nem szinte az erőfeszítés, amelyre szükség van ahhoz, hogy válaszoljanak a kormánykeresésre.
Van néhány különféle ajánlatkérés: Ajánlatkérés (RFP), Ajánlatkérés (RFQ) és Ajánlatkérés (ITB). Ezeknek az ajánlatkéréseknek az árnyalatai meghatározzák, hogyan strukturálja a szerződéses javaslatot. Az RFP jellemzően megköveteli, hogy a vállalat elképzeléseit és megközelítését nagyon részletes és meggyőző módon mutassa be, amely bemutatja, hogy képes-e megoldani a kormány által az RFP-ben leírt problémát.
Például amikor egy ügynökség közzéteszi az RFP-t, amely kimondja, hogy szükség van a vezetői coachingra és a vezetői fejlesztésekre, a szerződéses javaslata leírja a vállalat vezetői coaching szolgáltatásait; az edzők és tanácsadók szakértelme és szakképzettsége; elméletek, amelyeken az edzők a coaching üléseikben támaszkodnak, és az a folyamat, amellyel biztosíthatja, hogy a kormányzati vezetők a lehető legtöbbet hozzák ki a coaching elkötelezettségéből. A vállalat minőségbiztosítási lépéseit is részletesen ismertesse, valamint azt, hogy a rendszeres jelentéstétel, a nyilvántartás és az erőforrások elosztása révén javasolja a coaching elkötelezettségének kezelését.
Ki ír egy szerződéses ajánlatot egy vállalkozásnál?
Szerelje össze a rögzítő csapatot, mielőtt a tollat papíron helyezi, vagy leülne a számítógépére. Általánosságban elmondható, hogy nem csak egy személy írja a szerződéses javaslatot, hanem a pályázatírás csapatmunka. Ez egy együttműködő vállalkozás, amely magában foglalja a csapatok csapatának számos emberének tehetségét és szakértelmét. A befogadó csapat minden személyének szerepe van a javaslatírásban. A fenti példából kiindulva, ha cége már a vezetői coaching szolgáltatások nyújtásában van, az emberek, akik valószínűleg hozzáadott értéket képviselnek a fogócsapat számára, a vezetői coaching projektmenedzser, a szerződések adminisztrátora, a pályázó írók, egy könyvelő vagy üzleti tisztviselő és a vállalat elnöke. Az elnök felügyeli a folyamatot, és aláírja a szerződési javaslatot, amikor azt a kormánynak benyújtják. A vállalat elnöke vagy megbízottja részt vesz a pályázati és benyújtási szakaszban, mivel jogosultak kötelező érvényű dokumentumok kiadására.
A javaslat-írási folyamat során az elfogató csapatnak rendszeres találkozókat kell tartania. Ezen megbeszélések során megvitatják a stratégiát, a megközelítést, az új intelt és a haladást. A csapatkapitány vezető lehet egy üzleti fejlesztési szakértő, aki felelős a logisztikai feladatokért a szerződési javaslat összeállításakor. Alternatív megoldásként a vezető lehet olyan személy, aki a vállalat elnöke kinevezi vezetőnek vagy tapasztaltabb személynek, aki egyszerűen vállal felelősséget a csapat vezetéséért. Rendszeres találkozók megtartása a fogócsapatával biztosítja, hogy a pályázati pályázat folyamatban van, és hogy teljesítse a végső javaslat benyújtásának határidejét. Számos felülvizsgálat, felújítás és megbeszélés lesz a javaslatról - ez hatalmas erőfeszítés, még a kis szerződések esetében is.
Hogyan nyerhetsz szerződést?
A cél az, hogy nyerjen egy szerződés odaítélést - nem nyer egy szerződéses ajánlatot. De mi számít a javaslat tartalmának és kényszerítő jellegének, nem pedig szemantikának. Az első lépés a nyertes szerződéses javaslat írásában az, hogy kutassuk ki az ajánlatkérést kiadó ügynökséget. Néhány vállalat intel a kormányzati szervekről; mindazonáltal a csapattag minden tagjának hozzá kell járulnia az ügynökséggel kapcsolatos információkhoz. Például, ha a projektvezetőnek van információja az ügynökség stratégiai irányáról a korábbi vezetői coaching munkából, akkor hasznos lehet, ha leírja az ügynökséggel folytatott coaching kapcsolat eredményeit. Vagy ha üzleti tisztje felülvizsgálta a kongresszusi előirányzatokat a megkereső ügynökségnek, akkor hasznos a szerződéses ajánlathoz kapcsolódó árképzés meghatározásában.
A nyertes szerződési javaslat írása módszertani és szisztematikus megközelítést igényel a kormányzati felszólításra való válaszadáshoz. Először is, végezze el a kutatást. Ha nem ismeri az ügynökséget, tanulmányozza a honlapját, hogy megértse a küldetést, a látást és az alapvető elveket. Ezeket a dolgokat bele kell foglalni a javaslatába, és ha azok megfelelnek a vállalat küldetésének, jövőképének és alapelveinek, annál is jobb. Rajzolja meg ezeket a párhuzamokat, így a kormány javaslatainak felülvizsgálati csoportja a vállalathoz való igazodást látja. Ez egy kulcsfontosságú stratégiai megközelítés a hasonló gondolkodású kapcsolat kialakításához az ügynökséggel.
Tanulmányozzuk a kérést annak biztosítására, hogy megértsék, mit akar az ügynökség, és összehangolja az időt és energiát, ami szükséges a felszólításra való reagáláshoz. Ha olyan nagyszabású projektre vonatkozó javaslatot nyújt be, ahol nincs semmilyen korábbi teljesítménye vagy tapasztalata a területen, vagy át kell adnia ezt a kérést, vagy írnia kell egy kivételesen kényszerítő javaslatot, amely teljes mértékben leírja a szolgáltatási területen meglévő képességeit. a kormányzati szerv megköveteli. Tedd a kutatást a versenyre is. A szövetségi kormányhivatalok kötelesek rövid időre közzétenni a Federal Business Opportunities honlapján - FedBizOpps - szóló ajánlataikat (fbo.gov). Az ajánlattételi kiküldetés "érdekelt szállítói" lapján megtalálható a potenciális vállalkozók és a gyártók listája. Az ezen a lapon felsorolt összes vállalat nem nyújthat be szerződési javaslatokat; azonban jó kezdete annak megértése, hogy ki a verseny.
Szerződéses ajánlat minta
A nyertes szerződéses ajánlat benyújtásának egyik legfontosabb lépése a javaslat összetevőinek megrendelése. Számos üzleti jelentés esetében csak egy összefoglalót készítenek, miután a jelentés "húsát" véglegesítették. Ugyanez a gyakorlat bölcs a szerződéses pályázati levél megalkotásához. Gondolj a szerződéses pályázati levélre, mint egy összefoglaló - készítsen egy nyilatkozat-tervezetet, amelyet az összes szerződésre vonatkozó javaslatodhoz használsz, de mentse el az utolsó lépést a szerződési javaslat írásakor.
A legtöbb kormányzati szerződésre vonatkozó javaslatot elektronikus úton továbbítják. Ezért a szerződéses pályázat mintapéldánya egy egyszerű üzenet, amely valami olyasmit mond, "az ABC Consulting örömmel nyújtja be a mellékelt választ az RFP # 0000-hoz, amely magában foglalja az ABC technikai megközelítését, árképzését és folytatását a főszemélyzet számára. átvitel." Az ok, amiért az átvételi elismervényt szeretné megerősíteni, annak biztosítása, hogy bizonyítékot nyújtson arra, hogy a határidőn belül benyújtotta a javaslatot. Ez azt jelenti, hogy a nyertes pályázati javaslat bevezetése inkább egy ajánlati levél, mint az átadó e-mail.A szerződéses ajánlat első részében háttérinformációt kell tartalmaznia a vállalatáról, a vállalat által nyújtott szolgáltatásokról, és röviden ismertetni kell, hogy miért minősített vállalkozó vagy szállító. Itt van egy minta bevezetése, amely szerződéses javaslatként szolgál:
Az ABC Consulting (ABC) egy 8 (a), gazdaságilag hátrányos helyzetű, női tulajdonú kisvállalkozás (EDWOSB), amelynek üzleti küldetése kiváló ügyfélközpontú megoldásokat, rugalmasságot és innovációt biztosít. Együttműködünk ügyfeleinkkel, hogy értékeljék az alapvető célkitűzéseket és költséghatékony, hatékony és eredményorientált megoldásokat kínáljanak. Az ABC menedzsment csapata több mint 150 éves kombinált vezetői tapasztalattal rendelkezik, amely a szövetségi szerződések egyedi aspektusaira összpontosít. Kombinált jogi és programmenedzsment tapasztalatainkkal az ABC gyakorlati tapasztalattal és tudással rendelkező iparági szakértelmet kínál szövetségi kormányzati ügyfeleinknek.
Az elmúlt években az ABC hatalmas növekedést tapasztalt, évente átlagosan 25 százalékos növekedést realizálva. Robbanásszerű növekedésünket a minőség iránti elkötelezettségünknek tulajdonítjuk. Az iparág legjobb gyakorlatait a kis és összetett projektek kezelésére használjuk fel. Minőségellenőrzési módszereink közé tartozik az 1) az irányítási stratégiák és a program célkitűzéseinek számszerűsíthető, mérhető kifejezésekkel való meghatározása, 2) rendszerek és eljárások bevezetése a rendszer teljesítményének figyelemmel kísérésére a konkrét célokhoz és 3) annak biztosítása, hogy a teljesítmény-visszacsatolást a programirányítás és a személyzet kommunikálja a tervezés javítása érdekében és tanulságokat kell alkalmazni. Minőségi módszereinket kockázatkezelési megoldásokkal egészítjük ki a hibák valószínűségének és hatásának csökkentése érdekében szakmai kockázatkezelési rendszerek segítségével.
Vállalati infrastruktúránk célja, hogy magas színvonalú szolgáltatásokat nyújtson a gyorsan bővülő üzleti bázisunknak. Vezetőségünk együttesen a program munkatársainak általános támogatása, nem pedig tipikus „menedzserek”, akik eljárásokat, folyamatokat vagy vállalati irányelveket diktálnak. Az ABC felső vezetése alapja annak, hogy átfogó vállalati támogatást és forrásokat nyújtson az ügyfeleinket közvetlenül támogató program személyzetnek. Megértjük ügyfeleink igényeit és prioritásait, és kezeljük erőforrásainkat céljaik elérése érdekében.
A múltbeli sikereinket, szakértelmünket és bevált gyakorlatainkat felhasználva a beszúrni az ügynökség nevét a kormány felkéréséből különböző szervezeti fejlesztési kezdeményezésekkel biztosítjuk. Az általunk tervezett szervezeti fejlesztési kezdeményezések javítják az egyéni és a csapat teljesítményét. Kezdeményezéseink eredményei hatékony kommunikációs, együttműködési és konszenzusépítés révén növelik a munkavállalók bevonását. ABC Consulting rendelkezik a háttérrel, a képzéssel, a képesítésekkel és a szakemberekkel, hogy sikeresen teljesítsék a teljesítmény-kimutatásban (PWS) igényelt emberi erőforrás-szolgáltatások széles skáláját.
