A bizalmas információk minden olyan adat, amelyet teljesen magánjellegűnek tartanak üzleti vagy személyes okokból. Ha bizalmas információkat küld egy másik félnek, ez kockázatos tevékenység. Biztosítania kell a bizalmas üzenetet, ahogy megvédené mindazt, amit úgy gondol, hogy nagy értékű.
Közös szcenáriók
A vállalkozások általában bizalmas információkat küldenek más üzleti partnereknek vagy kollégáknak a legmagasabb titkos projektek tekintetében. Az egyik példa erre, ha egy vállalat fontolóra veszi az egyesülést egy másikval, közölnie kell a javasolt tervet, és nem akarja, hogy a versenytársak még csak tudják. Egy másik gyakori forgatókönyv, ahol az egyik félnek bizalmas információkat kell továbbítania, ha egy filmíró egy kiadatlan parancsfájlt akar küldeni egy rendezőnek. A munkáltató bizalmas állásajánlatot küldhet egy jelöltnek, vagy a jelölt kérheti, hogy magánjellegű legyen. Mindhárom esetben bölcs dolog, hogy a mellékelt információk preambulumaként bizalmassági fedőlapot készítsen.
Miért egy borító?
Ha bizalmas információkat küld e-mailben vagy e-mailben, akkor fennáll annak a veszélye, hogy a jogosulatlan harmadik felek fogják elkapni. De még akkor is, ha az információk biztonságosan eljutnak a címzetthez, még mindig kockázatos a gondatlanság a tervezett címzett részéről, amikor az információ kezelését és a magánszférát megtartják. A kockázatot minimálisra csökkentheti egy fedőlap összeállításával, amely megerősíti a teljes titoktartás iránti vágyát.
Mit kell tenni
A fedőlapon szereplő első elemek közül az egyik a „Bizalmas” vagy „Személyes és bizalmas” címke vastag betűvel, nagybetűs betűkkel nyomtatva a levél tetején vagy közvetlenül a betű fölött. Általánosságban emlékeztesse a címzettet arra, hogy mit jelent a kommunikáció, mint például a „nemrégiben az X-es projektről folytatott vita”. Nyilvánvalóan kifejezzük, hogy a címzett által olvasni kívánt tartalmak teljes tartalmát bizalmasan kell kezelni - nincs párt meg kell néznie, kivéve a kifejezetten megnevezett címzetteket.
Egyéb megfontolások
Mielőtt bizonyos körülmények között bizalmas dokumentumot küldene egy másik félnek, bölcs dolog, hogy a személyt egy nem közzétételi megállapodás (NDA) felülvizsgálata és aláírása - különösen, ha rendkívül bizalmas adatok. Az NDA meghatározza, hogy mi szerepel a bizalmas információkra, a címzett kötelezettségeire és az információ magánszemélyek számára fenntartott konkrét idővonalra. Ismételje meg a nem nyilvánosságra hozatali szerződésének kulcsfontosságú feltételeit. Az aláírt NDA egy példányát is közvetlenül a fedőlap mögött kell feltüntetni.
