A vállalkozások, az egyéni vállalkozók és a nonprofit szervezetek szakpolitikai nyilatkozatokat készítenek, amelyek kifejezik a szolgáltatásaik végrehajtására és részvételére vonatkozó iránymutatásokat. Ezek a házirendek olyan protokollokat és paramétereket hoznak létre, amelyekhez mindenkinek be kell tartania a szerződéskötést vagy a látogatást. Ezeknek a politikáknak a kidolgozása minden szervezeti egység bevitelével kezdődik, a vállalati célokkal való közvetlen kapcsolat megteremtése mellett. A politikai írók számára a protokoll-írási folyamat nagy részét a formátumokkal és az elosztással kapcsolatos kutatás, előkészítés és döntések dominálják.
Készüljön fel az írásra. Gyűjtsük össze a jegyzetelő anyagokat, biztosítsunk egy kijelölt számítógépet vagy szövegszerkesztőt, és válasszunk ki egy helyet az írás nagy részének lefolytatásához. Ezenkívül válassza ki a házirend vagy a protokoll elsődleges nyelvét, miközben figyelembe veszi a szakirodalmi dokumentum szöveges stílusát és betűtípusait.
Találkozzon meg egy kulcsfontosságú személyzettel az új szakpolitika vagy dokumentum létrehozásához. Például a fizikai biztonságpolitikai paraméterek megkövetelik mind a humánerőforrás-képviselő, mind a biztonsági személyzet véleményét a szakpolitikai követelményekről. Találkozási jegyzőkönyvet használhat az összegyűjtött információk alapján a házirendek vagy protokollok létrehozásához.
Értékelje a vállalatot vagy a szolgáltatást. Használja a vállalat küldetésének nyelvét és alkalmazását az irányelv vagy a protokoll általános hangjának útmutatójaként. Például a gondos tervezési és jelentéstételi intézkedések megismétlése jelentős szerepet játszik az ipari biztonsági közösség politikai döntéshozói számára.
Kutassa a közönséget. Számolja ki az ügyfelek, vállalkozók vagy alkalmazottak számát, akik a politikai dokumentum elsődleges közönségét képezik. A helymeghatározási és elosztási követelmények meghatározásához azonosítsa az egyének munkahelyi vagy üzleti vonatkozású helyét. Ezenkívül vizsgálja felül a munkavállalói munkaköri leírásokat és szerződéseket a szakpolitikai dokumentumba való esetleges felvétel érdekében.
Tekintse át a munkahely vagy az üzleti terület fizikai elrendezését. Dokumentálja a méreteket, a meglévő közlekedési módokat és a dedikált területeket, mint például a mellékhelyiségeket és a munkavállalói társalgókat, a protokolldokumentum környezetvédelmi és biztonsági részének létrehozásához. Lépjen kapcsolatba a külső ügynökségekkel, például a helyi tűzoltósággal vagy a munkabiztonsági szervezettel, hogy meghatározza az olyan követelményeket, mint a maximális kapacitáshatárok és a kötelező tűzvédelmi eszközök.
Tekintse át a meglévő vállalati dokumentumokat. Gyűjtsön össze minden meglévő vállalati irányelveit, korábbi protokollkönyveket és szolgáltatással kapcsolatos dokumentumokat egy új irányelv- és eljárásdokumentum elkészítéséhez. Az elavult információk azonosítása és a szükséges adatok frissítése. A hivatalos aláírást igénylő űrlapok esetében keresse meg az eredeti aláírót vagy a megfelelő helyettesítőt vagy helyettesítőt. Rendelkezzen az elavult adatokkal, amelyek még mindig érzékeny információkat tartalmaznak.
Kutatási termékbiztonság és használat. A termékforgalmazóknak, a kiskereskedőknek vagy a gyártóknak meg kell vizsgálniuk egy eladott vagy gyártott termék megfelelő használatát és biztonsági intézkedéseit. A biztonsági és vészhelyzeti adatok bemutatása közben adja hozzá ezt a tájékoztatást a szolgáltatási iránymutatások eljárási szakaszához. Adja meg a veszélyes anyagokat tartalmazó vagy azokban lévő termékek biztonságos kezelési és ártalmatlanítási adatait.
Több formátum létrehozása. A házirend vagy a protokoll könyve és elektronikus változatai kényelmesebbé teszik a dokumentum közönségét. Az elektronikus házirenddokumentumok lehetővé teszik az olvasók számára, hogy kényelmesen felülvizsgálják a házirendet több helyen. Ezenkívül a könyv- vagy másolási formátum fizikai verziót biztosít a gyors áttekintéshez, ha szükséges.
