A vállalati környezetben a politikák és eljárások egyszerűsítése nehéz folyamat lehet. Függetlenül attól, hogy a vállalat egy gyártóüzem, vagy csak egy kis iroda, nagy előnye lesz annak, hogy egyszerűsíti az összes olyan politikát és eljárást, amelyet a vállalat folytat. Ez a projekt egy személy számára nehezen kezelhető nagy léptékben. Mivel ez a folyamat megköveteli a vállalat minden szintjének tanulmányozását, több évbe telhet, amíg a feladat teljes.
Kutasson minden olyan politikát és eljárást, amely a vállalatnál vagy a vállalatnál dolgozik. Vegyünk néhány napot, hogy megfigyeljék a vállalat minden egyes osztályát, és milyen irányelveket és eljárásokat végeznek minden nap.
Vegye figyelembe az összes olyan eljárást és politikát, amely felesleges, vagy lassítja a munkavállalók termelékenységét. Ismerje meg, hogy mennyi ideig tart a feladatok jóváhagyásához, valamint a bíróságok engedélyéhez, közjegyzőihez vagy engedélyeihez.
Értékelje az egyes politikákat és eljárásokat a költséghatékonyság, a hatékonyság és a szükségesség érdekében.
Készítsen egy új szakpolitikai és eljárási tervet, amely kiküszöböli a felesleges adminisztrációs feladatokat, jóváhagyásokat vagy papírmunkákat. Például a munkatársak bevihetik az adatokat a táblázatba, és e-mailben küldhetik el, nem pedig nyomtatnak.
Felhívjuk a figyelmet a vállalatban előforduló ismétlődő folyamatokra, mint például a projekt több ember által végzett felülvizsgálata. Távolítsuk el a lehető legtöbb ismétlődő lépést. Például egy projekt, amelyet több ember is megvizsgál, csak egy minősített felülvizsgálatot igényel.
Kérdezd meg a munkatársakat, a vezetőket és a külső partnereket, hogy működjenek együtt a társasággal, amit megváltoztatnának az adott vállalat irányelvei és eljárásai tekintetében. Ez sok hibás politikát eredményezhet, és segíthet abban, hogy egy vállalat, amely minden szinten elégedett legyen.
Keresse meg a feladatok elvégzésének leggyorsabb és legegyszerűbb módját, ha több alkalmazottat látja ugyanazt a feladatot. Miután megtudta, hogy a feladat elvégzésének ideális módja van, az összes többi alkalmazottat felkészítse a feladat elvégzésére.
Javítsa ki és frissítse a vállalat összes felszerelését, gépét és számítógépét. Ez csökkenti a termelékenységet és segít felgyorsítani a végső folyamatot.
Vizsgálja meg a kézikönyveket és a képzési dokumentumokat. Egyszerűsítse az összes nyelvet, és csökkentse a kézikönyv minden felesleges részét, hogy világos és tömör standardot adjon a feladatok elvégzéséhez.
Gyűjtse össze az összes adatot, majd hozzon létre egy javaslatot a felesleges politikák és eljárások megszüntetésére. Mutassa be az adatokat a vállalat tulajdonosainak, hogy meghatározhassák, hogy melyik változtatást kell végrehajtani.
