Sok munkahelyen a memorandumok kényelmes és hatékony kommunikációs eszközként szolgálnak. A feljegyzésekben feltett kérdések megválaszolásával a személyes kommunikáció helyett mind a megnövekedett munkavállalók számát növelheti, mind a fizikai vagy elektronikus dokumentumot a munkavállalók számára későbbi hivatkozásként megadhatja. Annak biztosítása érdekében, hogy emlékeztetője a lehető leghatékonyabb legyen, formázza megfelelően a kommunikációt, és gondosan összeállítsa azt a közönséggel.
Hozzon létre egy emlékeztető címet. Adja meg a "Dátum:", majd azt a teljes dátumot, amelyen elküldi az emlékeztetőt, "To:" azzal a magyarázattal, hogy ki küldi a memorandumot a "From:" névre, és a "Subject:" a téma tömör leírása. Ha e-mailben elkészíti a memorandumot, ez a cím valószínűleg már helyben lesz az Ön számára. Ha beírja az emlékeztetőt, helyezze az összes információt az emlékeztető tetejére, balra igazítva.
Helyezze a kérdést a tárgysorba. Ha az Ön által felvetett kérdés túlságosan hosszú, tömörítse azt úgy, hogy két vagy három értelmes szavak kifejezésére rövidíti. Ha egynél több kérdést szeretne felvenni a memorandumban, felsorolja a kérdések tárgyát, majd a „Q&A” feliratot, hogy figyelmeztesse az alkalmazottakat a feljegyzés tartalmára. Ha ezt a kérdést vagy a Q&A jelölést a témakörre helyezi, megkönnyíti a munkavállalók számára a feljegyzés megtalálását, ha később szükségük van rá.
Válaszoljon a kérdésre vagy kérdéseire tömören, mégis egyértelműen. A munkavállalók a kérdéseire válaszokat akarnak, nem pedig a verbózis. A válasz egyértelmű és rövid megtartásával növelheti annak valószínűségét, hogy az olvasók megértsék a választ és hatékonyan válaszoljanak rá.
Mondja el az alkalmazottaknak, akikkel kapcsolatba kell lépnie, ha további információra van szüksége. Ha önmagában szeretné feloldani a kérdésekkel kapcsolatos zavarokat, kérje meg őket, hogy beszéljenek veled. Ha a vállalkozáson belül van egy másik részleg, amely jobban megfelelne a témával kapcsolatos kérdések megválaszolására, mondja el az alkalmazottaknak, hogy hivatkozzanak egy adott személyre ezen a részlegen, és vegye fel az egyén elérhetőségi adatait.
