Bár minden találkozónak nem kell szigorúan követnie a "Robert szabályrendjét", előzetesen meg kell tervezni őket, és meg kell tartaniuk a meghatározott napirendet. Az egyik legrosszabb dolog, ami egy találkozón előfordulhat, amikor a vezető elveszti az irányítást a résztvevők között, és a megbeszélések számos irányba mennek. Ilyen esetekben kevés vagy semmi sem teljesül, és a találkozó teljes időpocsékolással és jelzéssel zárul a konvektorral szemben.
A szükséges elemek
-
Napirend
-
Papírbetétek
-
ceruzák
-
Audiovizuális anyagok és berendezések
Tervezzen meg egy konkrét menetrendet, még akkor is, ha csak egy elemet fognak lefedni. Adjon bőséges figyelmeztetést mindenkinek, aki jelentést készít. A napirend mindenkinek megmagyarázza az ülés megtartásának okát és a végső célt. A napirendnek egy időkeretet is kell tartalmaznia, így azok, akik részt vesznek, tudják, hogyan tervezik meg a nap többi részét.
Adja meg a kísérő személyeknek egy dokumentum másolatát, amelyet az ülés előtt néhány nappal megvitatnak. Kérd meg őket, hogy készek legyenek beszélni a jelentésről, és jöjjenek a gondolataikkal és észrevételeikkel. Nem akarod, hogy bárki olvassa a papírt, míg mások megvitatják.
Bővítse az elismerést minden olyan személy számára, aki részt vesz az ülésen. Próbálj meg minden résztvevőtől beszerezni a hozzászólást, és köszönetet mondani mindenkinek, aki személyes megjegyzéssel vett részt.
Minden résztvevőnek küldjön nyomon követési feljegyzést az ülés során megfogalmazott főbb pontokról. Ha hivatalos találkozót tart a jegyzetekkel, akkor minden személynek meg kell vizsgálnia azokat a csoport következő találkozásakor.
tippek
-
Ne hagyja, hogy egy személy későn jusson minden találkozóra. Ha egyszer vagy kétszer késik, minden rendben van, de minden alkalommal teljes körű tiszteletlenséget mutat.
Figyelem
Ha úgy tűnik, hogy a találkozó több, mint tíz perccel a napirenden való megjelölést követően fut, szavazzon, hogy folytassa-e vagy találkozik újra.
