A W-2 forma a munkavállalók számára lényeges adóügyi dokumentum. A W-2-ek rögzítik a munkavállalói béreket és egyéb kompenzációkat, a bérszámfejtési adókat és az egyéb adóbevallásokról jelentendő adóbevallásokat. A belső bevételi szolgálat szerint a munkavállalók legkésőbb január 31-ig megkapják a W-2 formanyomtatványaikat, így elegendő idő áll rendelkezésére az adóbevallásuk elkészítéséhez.
W-2 elosztási határidő
A W-2 nyomtatványok terjesztésének határideje a munkaadók számára január 31 - bár az IRS azt is mondja, hogy a munkavállalóknak ezt az időpontot kell kapniuk. Az IRS minden késői W-2-re bírálhatja a munkáltatókat, az összeget attól függően, hogy a W-2-ek milyen későn oszlanak meg, az üzlet nagysága és hogy a jogsértés szándékos vagy nem szándékos. A munkáltató kérheti a kiterjesztést az IRS-nek írt levelében, amelyben elmagyarázza, hogy miért nem tudja a határidőn belül terjeszteni a W-2-eket. A kiterjesztési kérelmeket a Wear-i Kearneysville-i IRS Információs Visszatérítési Fióknak kell elküldeni. Jelölje meg a levelet az Időhossz-koordinátor meghosszabbításával. A kiterjesztési kérelmet január 31-ig kell elküldeni.
Elektronikus W-2 elosztás
Hagyományosan a W-2 űrlapokat levélben küldjük. A munkáltatók elektronikus úton is elküldhetik őket, feltéve, hogy a munkavállaló egyetért és megkapja a W-2-et január végéig. Az alkalmazottaknak meg kell mondani a hardver- és szoftverkövetelményeket a W-2 űrlapok elektronikus úton történő fogadásához. Ezen túlmenően a munkáltatóknak tájékoztatniuk kell a munkavállalókat arról, hogy visszavonják a hozzájárulást, ha ezt kívánják. Azok a munkavállalók, akik nem választják meg az elektronikus W-2-ek fogadását, továbbra is papírlapokat kapnak.
