A különböző méretű szervezetek és vállalkozások számára előnyös lehet a telefonos naplórendszer, hogy nyomon kövesse a létfontosságú telefonhívásokat és a kapcsolattartási információkat. Például az olyan szakemberek, mint az ügyvédek és könyvelők, a telefonszámlákon alapulnak, hogy az ügyfelek nyilvántartásait rögzítsék, és rögzítsék az egyes számlákra fordított számlázási időt.
Alapvető telefonnapló módszerek
A bejövő és kimenő telefonhívások nyomon követéséhez használja a telefonnaplókat. Adatok rögzítése az ügyfelekről, például az üzleti és mobiltelefonszámokról, az e-mailekről és a webhelyekről. Hagyományos telefonnaplók esetén az adatokat biztonságban tartsa, ha nem használja a nyilvános helyszínen biztonságos helyen. Elektronikus rendszeren az üzenetek biztonságos megőrzését és az adatok behelyezését és a jelszó telepítését tartsuk fenn. Ha az irodában van recepciós, akkor integrálja a telefonnaplót, hogy a hívásokat időben és hatékonyan visszaküldje. Adjon neki hozzáférést a felhasználók postaládáihoz, hogy könnyen ellenőrizhesse az üzeneteket.
Speciális képességek
Rendelje meg a telefonnapló távoli és továbbítási szolgáltatásait a mobiltelefonról vagy a számítógépről. A nagyobb rugalmasság érdekében a szöveges üzeneteket és az e-maileket a telefonnaplóba integrálhatja. A telefonos üzenetek személyes mappákba rendezése az egyszerű hozzáférés érdekében. Nyissa meg a nyilvános mappákat, ha meg szeretné osztani az adatokat a hivatal többi részével. Állítsa be az értesítéseket, hogy az üzeneteket az érkezésekor azonnal megkapja. Helyezze a nem sürgős hívásokat egy mappába a legjobb időgazdálkodás érdekében. Létre kell hozni egy rendszert, amely az összes telefonhívást ésszerű időn belül visszaküldi, és emlékeztetőket állít fel, így nem felejtik el a fontos hívásokat. Hatékony mentési rendszer esetén gondoskodjon arról, hogy az elosztócsoportok értesítéseket kapjanak.
Hagyományos telefonnaplók
Használjon hagyományos telefonnapló-rendszert úgy, hogy leírja az információkat egy párnára, amely a hívók és az azok információinak nyomon követésére szolgál. Néhány telefonnapló párna egy szénnel van ellátva, hogy automatikusan tárolja a másolatot. Az elektronikus kor előtt a vezetők, az irodai dolgozók és a magánszemélyek nyomon követték a telefonhívásokat a nevek, számok és egyéb információk megadásával az egyes erre a célra tervezett papírokra vagy párnákra.
MyWorkTools
Fontolja meg a MyWorkTools használatát, amely a Word sablon dokumentumot telefonbejegyzésként nyújtja bejövő és kimenő hívásokhoz. Az eszköz használható időgazdálkodási és termelékenységi mérési rendszerként, amely nyomon követi az egyes telefonhívások dátumát és időpontját, a tárcsázott számot és a hívás hosszát, valamint a hívás célját. Az eszköz időt takaríthat meg, mivel megszünteti annak szükségességét, hogy átlagosan két órát vagy annál hosszabb időt töltsön ahhoz, hogy hasonló telefonnaplót készítsen kézzel.
PhonePad elektronikus rendszer
Töltse le a PhonePad rendszer ingyenes próbaverzióját, amely egy Windows alkalmazással tárolja az összes telefonhívási információt egy bejövő postafiókban. A színes ikonok és kódolás azonnali üzenetállapot-felismerést biztosítanak, és az üzenetek úgy vannak elrendezve, hogy jelezzék, hogy új, olvasott vagy nyomon követhetőek-e. A PhonePad úgy néz ki, mint egy intuitív felhasználói felület papírlapja. Az üzeneteket szöveges formázás támogatja a különböző betűtípusok, színek, stílusok és méretek. Több üzenet is megnyitható egyszerre, és a szöveges üzenetek is támogatottak. A beépített címjegyzék tárolja a korábbi hívó adatait.
PDA vagy Cell Phone naplók
Használja a PDA-ra vagy mobiltelefonjára tervezett telefonnaplót, például a PhoneLog 2.0-t a PalmPilot mobiltelefon-készülékhez. A PhoneLog figyelemmel kíséri az összes beérkezett és mások számára továbbított üzenetet. Ezenkívül könnyen létrehozható egy lista, amely gyorsan elérhető a visszatérő hívásokhoz. A PhoneLog teljes körű nyilvántartást biztosít a beszélgetésekről. A rendszer testreszabható és könnyen integrálható.
