A belső ellenőrzések olyan politikák és eljárások, amelyeket a vállalatok használnak a hibák és a csalások megelőzésére, amelyek magukban foglalhatják a pénzügyi dokumentumok lopását, sikkasztását, kedvességét vagy matematikai hibáit. Nem kell hitelesített könyvelőnek lennie, vagy pénzügyi végzettséggel kell rendelkeznie ahhoz, hogy hasznos belső ellenőrzéseket hozzon létre a vállalkozásában, vagy az alkalmazottak politikáit kövesse.
Ellenőrizze a társ-aláírókat és a jogosult aláírókat
A kisvállalkozások egyik leggyakoribb belső ellenőrzése az, hogy az ellenőrzéseket együtt kell aláírni. Ez segít megakadályozni, hogy egy személy írjon ellenőriztet magának, vagy nem megfelelő fizetést hagyjon jóvá. Ha cége minden hónapban sok ellenőrzést ír, akkor olyan szabályzatot hozhat létre, amely csak két aláírást igényel az ellenőrzéseknél, amelyek egy bizonyos dollárösszegnél nagyobbak, például 500 USD. Győződjön meg róla, hogy a bankja aláírási kártyával rendelkezik a felhatalmazott aláírói aláírással. Ez lehetővé teszi a bank számára, hogy ellenőrizze az aláírásokat, mielőtt bármilyen ellenőrzést fizetne.
Banki egyeztetések
Számos vállalkozás rögzíti az összes kifizetését és bevételét egy főkönyvbe, amely a vállalat pénzügyi tranzakcióinak nyilvántartása. A főkönyvi bejegyzések az ellenőrzések, a készpénz, a készpénz, az elektronikus betétek vagy a hitelkártyás fizetések alapján. A matematikai hibák és a csalárd bejegyzések megkönnyítése érdekében minden hónapban végezzen banki egyeztetést, összehasonlítva bankszámlakivonatát a főkönyveivel. A bankszámlakivonat minden olyan betétet tartalmaz, amelyet Ön elektronikus úton készített vagy kapott, és bemutatja az összes befizetést. Ez magában foglalja az Ön által fizetett banki díjakat is, amelyek lehetővé teszik, hogy a főkönyvi könyveiben szerepeljenek.
Beszerzési eljárások
Annak érdekében, hogy a vásárlás során a lehető legtöbbet érje el, hozzon létre egy belső ellenőrzést, amely szabályokat határoz meg a vásárlásokhoz. Ez magában foglalhatja csak a jóváhagyott forgalmazók használatát, akiknek versenyképes ajánlatokat kell kérniük a vállalkozóktól, vagy több gyártó árellenőrzését kell elvégezniük az egyik kiválasztása előtt. Ez magában foglalhatja azt is, hogy az irodai vezetőnek az irodai kellékek, bútorok vagy egyéb berendezések megrendelése előtt több irodahelyiségben ellenőrizni kell az online árakat.
Visszatérítési szabályok
Hozzon létre egy hivatalos munkavállalói kiadási politikát, amely segít csökkenteni a magas utazási, szállás-, szórakozási és étkezési költségeket. Ha lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy saját utazásukat és szállásukat a konferenciákon vagy szakkiállításokon foglalják le, akkor a legolcsóbb foglalások helyett a legkedvezőbb pontokat foglaló repülőjegyeket és szobákat foglalhatják le. Igényelje, hogy minden utazási költséget egy felügyelő előzetesen hagyjon jóvá, és hogy minden költségtérítési űrlap tartalmazzon bevételeket.
Az ellenőrzések
Harmadik fél által végzett beszerzések, pénzügyi nyilvántartások, munkalapok, költségtérítések és egyéb üzleti tevékenységek segíthetnek a hibák és csalások észlelésében és csökkentésében. A belső ellenőrzések lehetővé teszik, hogy egy alkalmazott vagy osztály felülvizsgálja egy másik munkáját. A külső ellenőrzések külső vállalkozót vagy céget hoznak létre, hogy felülvizsgálják munkatársai munkáját. Ez magában foglalhatja a hitelesített könyvelő bérbeadását is, hogy minden hónapban vagy negyedévben felülvizsgálja könyveit. Leltárfelmérés végrehajtása segíthet észlelni, hogy problémája van-e a lopás, a túlterhelés vagy a törés miatt.
