Minden formájú és méretű vállalat találkozókat tart, függetlenül attól, hogy egy globális vállalat indít Európában egy milliárd dolláros értékesítési meghajtót, vagy egy kis családi vállalkozás, amely úgy dönt, hogy aktualizálja állományát. A jegyzőkönyv általában a vállalati találkozók lényeges eleme, amely lehetővé teszi a vállalatok számára a fontos események, például a részvényesi szavazások, a munkavállalói viták és a jövőbeli stratégiák megvitatását.
A szükséges elemek
-
Jegyzettömb és toll
-
Diktafon vagy felvevő készülék
Vizsgálja meg az előző ülés napirendjét. Lehet, hogy olyan pontok merültek fel, amelyek a jelen ülésen követniük kell. Ezeknek a témáknak a megismerése az értekezlet előtt lehetővé teszi, hogy gyorsabban vegye fel az információkat, és rövidebb jegyzeteket készítsen.
Ha úgy gondolja, hogy nehézségekbe ütközhet, hogy lépést tartson a beszélgetésekkel, rögzítse a találkozót egy felvevő készülékkel. Az értekezlet rögzítése azt jelenti, hogy később kisebb időbeli korlátokkal átírhatja a releváns pontokat.
Üljön az ülés elnöke mellé. Ez lehetővé teszi, hogy tisztázást kérjen minden olyan ponton, amelyet nem egyértelmű vagy jelentéktelennek talál.
Írja be az időt és a dátumot a notebook fejébe. Jegyezze fel a találkozót elnököt, a jegyzőt (magad) és a helyszínt.
Sorolja fel az összes résztvevőt, kivéve az elnököt és magát. Adjon át egy papírlapot, és kérje meg minden résztvevő nevét. Ezt az információt később át lehet írni a teljes percekre.
Kövesse nyomon a találkozó napirendjét. Az ülések általában számozott pontokat tartalmaznak vitára. A beszélgetések gyakran tangensekről is leállnak, ami azt jelenti, hogy az elemek elmaradnak, vagy a sorozaton kívül kerülnek megvitatásra. Tartsd be a napirenden lévő számokat, és jegyezd meg őket, ahogyan azokat megvitatjuk, még akkor is, ha nincs sorrendben.
Dokumentálja a szabályokkal vagy a jövőbeli vállalati irányítással kapcsolatos döntéseket. Sorolja fel azokat a személyeket, akik javaslatot tesznek, és ha szavazás történik, rögzítse, hogy ki és hány szavazott a javaslat mellett. Dokumentálja, hogy a mozgást is szóbeli megerősítéssel, kézbemutatással vagy titkos szavazással végezték.
Írja fel a jegyzőkönyvet, amint csak lehet, az ülés után. Az információ valószínűleg friss lesz az elmédben, így több részletet is felidézhet, mint ha később hagyta volna.
Jegyezze fel a saját nevét a dokumentum végén, hogy a kollégák kapcsolatba léphessenek Önnel a tartalommal kapcsolatos lekérdezésekkel.
