Az ügyfélszolgálatot általában úgy határozzák meg, mint egy vállalkozás és ügyfelei közötti kölcsönhatásokat, és az adott vállalkozás azon képességén alapul, hogy megfeleljen ügyfeleik igényeinek. A jó ügyfélszolgálat gyors és udvariasan meghaladja az ügyfél vágyait vagy igényeit. Míg az ügyfélszolgálat általában az értékesítési foglalkozásokban érzékelhetőbb, fontos, hogy minden olyan vállalat vagy szervezet sikeres legyen, amely szolgáltatást nyújt az ügyfélszolgálati normák egyértelmű csoportjának kommunikációjához.
Tisztelet
Az ügyfélszolgálat legfontosabb aspektusa az ügyfelek tisztelete. Amikor az emberek időt és pénzt költenek egy létesítményben, azt várják, hogy tisztességesen és tiszteletben tartják őket. A legtöbb vállalkozás olyan versenytársakkal rendelkezik, akik hasonló szolgáltatásokat tudnak nyújtani, ezért gyakran fordul elő, hogy az ügyfélszolgálat minősége döntő tényező lesz az ügyfél védelme biztosításában. Az ügyfelek többsége nem reális elvárásokkal rendelkezik, hanem egyszerűen csak őszinteséget és integritást kíván. Az empátiát mutatva vagy az ügyfél cipőjébe helyezve megjeleníti az ügyfélnek, hogy megérti a csalódottságát vagy igényeit, és hajlandó segíteni neki a probléma megoldásában.
időszerűsége
Ahogy a régi beszéd megy, az idő pénz, és az ügyfelek igényeinek gyors megoldása létfontosságú a vállalat sikeréhez. Senki sem szereti végtelenül elhelyezni, vagy azt mondta, hogy várniuk kell, hogy vigyázzanak rá. A jó ügyfélszolgálatot úgy érik el, hogy gyorsan és pontosan reagál a problémára. A hozzáférhetőség elengedhetetlen a magas szintű szolgáltatás eléréséhez, és számos vállalatnak van ügyfélszolgálati osztálya vagy teljes hívóközpontja, ahol a munkavállalók időben felkészültek a problémák megoldására. Ha az ügyfél igényei gyorsan teljesülnek, rendszerint megbocsát egy cégnek, és értékelni fogja, hogy a vállalat eléggé gondoskodott a probléma elismeréséről és megoldásáról.
Reális várakozások beállítása
Az ügyfélszolgálati helyzetekben felmerülő jelentős probléma az, amikor az ügyfelet megígérik valamire, amit nem lehet teljesíteni. Bárki igazolhatja azt a tényt, hogy sokkal frusztrálóbb, ha félrevezetőnek találjuk a megoldást, mint hogy elejétől kezdve elmondhassuk, mit lehet elérni. Az ügyfeleknek kellemetlen híreket adni megfélemlíteni, különösen, ha már ideges, de jobb, ha igazságos, és el kell kezdeni egy reális megoldás felé. Végül, mivel az ügyfelek csalódottsága lehet, hogy nem hallja pontosan, mit akar hallani, értékelni fogja az őszinteséget. Az ügyfelek nagyobb valószínűséggel sokkal jobban idegesülnek, ha megígérik valamit, amit egy vállalat nem tud nyújtani.
