A nyilvántartások kezelése a vállalatok, a nonprofit szervezetek, a kormányzati szervek, a szociális ügynökségek, az orvosi, kereskedelmi, pénzügyi, iskolai, főiskolák és egyetemek, valamint minden más olyan entitásfajta funkciója, amely meghatározott ideig megőrzi az információkat. Az egyéni háztartásoknak jó nyilvántartást kell gyakorolniuk. A rekordkezelés továbbá a nyilvántartások életciklusának kezelésére vagy nyomon követésére szolgáló szisztematikus, szervezett, tervezett és ellenőrzött folyamat. A rekord kézzelfogható papírobjektum lehet, vagy lehet digitális vagy elektronikus formában. A pénzügyi, orvosi, informatív, hivatalos dokumentumok, irodai dokumentumok, bérszámfejtés, kormányzati formanyomtatványok és e-mailek a több száz egyéb típusú irat között tárolhatók. A nyilvántartások kezelése a rekordok életciklusának három fázisát kezeli: egy rekord létrehozása vagy fogadása; a rekord karbantartása, biztonságos tárolása, visszakeresése vagy általános használata; rekord elidegenítése.
Records létrehozása
A nyilvántartások létrehozása vagy fogadása az, ami megteremti a iratkezelés iránti igényt. Legyen-e foglalkoztatási kérelem, számla vagy leltár-ellenőrzési jelentés, miután a nyilvántartás létrejött, az adott rekord minden más műveletét vagy irányítási funkcióját kell alkalmazni. A rekordkezelési folyamat egyik funkciója, hogy meghatározza a rekord áramlását, miután létrehozta vagy fogadta. Ki nézheti meg a rekordot? Hová megy a rekord, miután mindenki megnézte vagy cselekedett a rekordon (például a számlán történő fizetés rögzítése)? Ki felelős a rekord biztonságos tárolásáért? Mindezen kérdésekre jól meg kell válaszolni.
A nyilvántartások karbantartása
A rekord fenntartása magában foglalja a rekord tárolására szolgáló műveletek kifejlesztését. A nyilvántartások tárolásakor számos megfontolást kell megvalósítani, beleértve a rekord elérhetővé tételét azok számára, akiknek hivatkozniuk kell az információra, vagy hozzáférniük kell a rekord személyes jellegéhez. A rekord rendelkezésre állásának másik oldala azt jelenti, hogy ki nem férhet hozzá a rekordhoz. Amikor a rekord nem tárolódik, elengedhetetlen a jó adatkezelés, hogy legyen olyan rendszer, amely meghatározza, hogy ki rendelkezik a rekorddal, hol van a rekordja, és mikor kívánják visszajuttatni a rekordot. Az iratkezelő rendszer fontos része a rekord megfelelő visszatérésének biztosítása is. A nyilvántartások biztonságos tárolása magában foglalhatja az egyes rekordok digitális példányainak tárolását egy másik irodában vagy egy banki széfben. A rekordokat száraz, hűvös helyen kell tárolni a papír vagy az elektronikus másolatok károsodásának megelőzése érdekében. Az archiválási folyamatok a nyilvántartás karbantartási szakaszának részét képezik. A rekordkezelés részét képezi annak meghatározása, hogy mikor jogosult archiválásra. Ennek a funkciónak a kiválasztása az, hogy hol tárolják a rekordokat, és az archiválás időtartama. Néhány rekordot, mint például a történelmi feljegyzéseket, meg lehet tartani a vállalat életében és néha túl is. A városok, államok és települések esetében előfordulhat, hogy a történelmi nyilvántartásokat határozatlan időre kell tárolni.
A rekordok elhelyezése
A rekordok megfelelő időben történő elhelyezése kritikus. A legtöbb rekordot eldobni kell aprítással. A megsemmisítésre vonatkozó megfontolások közé tartozik annak meghatározása, hogy a rekordot mennyi ideig kell tárolni. A nyilvántartások vezetésének időkerete a rekord jellegétől függ. Néhány rekordraktározást a kormányzati előírások, például az adóbevallások, a bankok által a hitelkezelésre vonatkozó rendelkezések határozzák meg, és néhányat a jogi iránymutatások, például a beszerzési dokumentumok. Ez magában foglalja azt is, hogy hogyan kerül sor a nyilvántartások ártalmatlanítására, például a cégen belüli aprítással, vagy egy külső cég bérbeadásával, valamint az ártalmatlanítás nyomonkövetési rendszerének kidolgozásával. A felsorolt kategóriák szerinti felsorolás, hogyan ártalmatlanították, és hol lehet előnyös a hosszú távú nyilvántartás. Továbbá, a nyilvántartási rendelkezések aláírási mechanizmusának végrehajtása segíthet abban, hogy mindenki, akinek tudnia kell, tudja, mielőtt bármilyen rekordot megsemmisítenek.
Egyéb szempontok a nyilvántartások kezeléséhez
A rekordkezelő rendszerrel kapcsolatos számos további lehetőség a dokumentumok kezelésével kapcsolatos politikák és eljárások dokumentálása és kommunikálása, az ellenőrzési mechanizmusok és eljárások kidolgozása és végrehajtása a nyilvántartások kezelésének minden fázisához, valamint a nyilvántartási rendszerek egyszerű és könnyen kommunikálható és egyszerű kezelése menedzselni.
Források a tanulási rekordok kezeléséhez
Több száz erőforrás áll rendelkezésre a hatékony dokumentumok kezeléséhez. A technikai iskolák, főiskolák és egyetemek, az online képzés és a referenciakönyvek a helyi könyvesboltban vagy főiskolai könyvesboltban bővelkednek, ami segíthet egy hatékony és törvényes nyilvántartási rendszer kialakításában. Mindig ellenőrizze a helyi, állami és szövetségi előírásokat a nyilvántartások kezelésére vonatkozó konkrét szabályokról.
