A személyzeti értekezletek jegyzőkönyvei írásos jegyzőkönyvet adnak a meghozott döntésekről, a megvitatott kérdésekről, a meghozott szavazatokról, a megbízásokról és a személyzetet érintő egyéb kérdésekről. Fontos, hogy rögzítsük az ülés részleteit, valamint a megbeszélések lényegét. Nem kell minden, az értekezleten beszélt szót rögzíteni, de a résztvevőknek pontosan fel kell tüntetniük az ülést.
A szükséges elemek
-
Jegyzetfigyelő eszközök
-
jegyző
Készüljön fel a találkozóra, ha meglátogatja a helyiséget, hogy felmérje, hol kell ülnie, hogy megkapja a legjobb helyet, és keresse meg az elektromos aljzatokat, ha szükséges. Nézze meg az előző perceket, hogy felgyorsítsa a múltban rögzített perceket.
Szerezz egy példányt a napirendről, hogy segítsen megszervezni a perceket témák szerint. Szerezzen listát a meghívott résztvevőkről, és ellenőrizze a résztvevőket, kérve őket, hogy jelentkezzenek be az ülésen.
Jegyezze meg az ülés időpontját és időpontját. Írjon minden mozdulatot, ahogy azt bemutatták, szó szerint. Jegyezze fel a hozott szavazatokat, és hány szavazott, ellenezte és tartózkodott. Tartsa be a mozgáskészítő nevét, és aki másodperccel a mozgást.
A pontok használatával kiemelhetjük azokat a fontos témákat, mint a költségvetés, a választások vagy a vállalati események tervezése. Jegyezze fel a vita során felvetett előnyöket és hátrányokat, és ki tette a nyilatkozatot. Cserélje ki az összes beszélgetés témáját az eredménygel, amely egy mozgás és szavazás, a téma vagy a kijelölt cselekvés kutatása.
Írja le a perceket egy világos, könnyen olvasható formátumban, hogy könnyebben követhesse őket. Keresse meg a már létrehozott alkalmazásokat és eszközöket a perckészítés hatékonyabbá tétele érdekében. Ezek a webhelyeken, például az onenote.com-on találhatók, ha a Windows rendszert használja. Tekintse meg az evernote.com webhelyet az eszközök írására, a sutarto.com-ra a jegyzetek készítésére és a percmegosztási eszközökre, valamint a Google-dokumentumok a találkozási percek sablonjaira és a percek megosztásának egyszerű módjaira.
Írja fel a jegyzőkönyvet, amint csak lehet, a találkozó után, miközben a beszélgetések még mindig frissek, lehetőleg 24 órán belül. Írja be a harmadik személybe.
Küldj egy tervezetet az igazgatónak vagy a felügyelőnek, aki az ülést elnökölt, mielőtt perceket küldene a többi résztvevőnek. Javítson és küldjön másolatot mindenkinek, aki részt vesz az ülésen. Csatolja a megfelelő dokumentumokat, például a költségvetés másolatát, a műveleti elemlistát vagy a kapcsolati számok listáját.
tippek
-
Hozzon létre egy sablont a perckészítési folyamat egyszerűsítéséhez. Használja újra és újra, amikor személyzet perceket vesz igénybe.
Használjon rögzítőeszközt, ha aggódik a pontosság miatt. Mondja el a résztvevőknek, hogy a felvevő bekapcsolása előtt rögzítik őket.
Figyelem
Ne nyúlj el, ha elveszíted a beszélgetést, vagy nem értesz egy pontot. Ha összezavarodik, állítsa le az eljárást, és kérjen pontosítást, hogy pontosan jelentse.
