A vállalat vezetői gyakran készpénzt vezetnek, mint széles körű gyakorlatot, amely megakadályozhatja a szervezet általános működési kultúráját - minden szegmenset, funkciót, üzleti egységet, folyamatot és mechanizmust lefedve. A készpénzkezelési politikák központi eleme a folyósítási számlák körüli eljárások, különösen azok, amelyek jelentős pénzáramlással és hosszú távú befektetésekkel kapcsolatosak.
Meghatározás
A cég kifizetési számlákat használ fel a pénzek ellenőrzésére, amellyel pontszerűek a költségek, mint a bérszámfejtés, a peres eljárások, a szabályozási bírságok, a berendezések karbantartása és az irodai felszerelések. Bármely számla, amire az üzleti vállalkozás támaszkodik, hogy nyomon követhesse, hogy mi jön ki - és mi jön - a vállalati pincék, kiáramlási számlának minősül. Tekintettel e számla fontosságára, a stratégiai gondolkodás sok része a kifizetési eljárások megfogalmazásába és elfogadásába kerül. Ily módon az osztályvezetők és a működési vezetők közvetlen hozzájárulása erősíti a vállalati politika kézikönyvét, és javítja az alapul szolgáló narratív áramlást, amelyek fontos kritériumok, amelyek segítenek a munkavállalóknak abban, hogy egyértelműen megértsék, hogyan kell kifizetni a pénzeszközöket, mikor kell ezt megtenniük, hogyan lehet a pénzátutalásokat bejelenteni.
Üzleti tevékenység felügyelet
Egy vállalkozás számára a jól átgondolt fizetési eljárási kézikönyv segíti a szegmensvezetők számára az üzleti tevékenység nyomon követéséhez szükséges karokat, pontosan figyelembe veszi a vállalati pénzt, és megakadályozza az eszközök visszaélését - különösen a készpénz lopást. Például a vállalati kincstárnok együtt dolgozhat a számviteli osztály munkatársaival, hogy megteremtse a hatékony készpénzkezelés alapjait, az alárendeltek beilleszkedését, mint például a csekkkövetés, a kifizetési számla felügyelete és az időszakos pénzügyi jelentések fontosságát. Ez utóbbi gyakorlat elengedhetetlen annak megállapításához, hogy mennyi pénz jutott ki a kifizetési számlákról egy adott időszakban, mint például egy hónap vagy negyedév.
A kockázat költsége
A modern gazdaságokban a vállalat vezetése nem engedheti meg, hogy a munkavállalók kezeljék a kifizetési számlákat, attól tartva, hogy a készpénzkezeléshez való nem-tartós megközelítés az üzleti pénzt az úton haladhatja meg. Ennek oka, hogy a felsővezetőknek ügyesen kell kezelniük a vállalati pénzeket, így a befektetők és a hitelezők alacsonyabb hitelkockázatként fogják érzékelni a szervezetet. Ellenkező esetben a hitelezők emelhetik a vállalat hitelfelvételi költségeit, és magasabb kamatokat számíthatnak fel - a vállalkozás kedvezőtlen fejleménye, különösen akkor, ha friss pénzre van szüksége a versenyképes tedium kezeléséhez, az értékesítés bővítéséhez és minden olyan tevékenységhez, amellyel a vállalatnak meg kell maradnia az üzleti életben idő.
Eszközök és személyzet bevonása
Kötelező személyzet együttmûködik a vállalati kincstárnokokkal és a pénzügyi vezetõkkel, hogy nyomon kövesse, hogy mennyi jön ki a kifizetési számlákból, és kitalálják, hogy a szervezetnek miért kell kihoznia a pénzt. A feladatok hatékony elvégzéséhez ezek a szakemberek olyan sokféle eszközt használnak, mint a pénzgazdálkodási szoftver, a pénzügyi elemzési programok, a vállalati erőforrás-tervezési szoftverek, valamint a követelések és a fizetendő menedzsment alkalmazások.
