Minden vállalatnak, az iparágtól függetlenül, olyan adminisztratív feladatokkal kell rendelkeznie, amelyekkel a vállalat hatékonyan működhet. Ezeket a feladatokat gyakran titkár, recepciós, adminisztratív asszisztens, ügyvezető asszisztens vagy irodavezető végzi. Kisebb vállalatoknál, ahol ilyen szerepek nem léteznek, a munkavállalóknak együtt kell működniük annak érdekében, hogy biztosítsák az adminisztratív feladatok elvégzését.
Információ tárolása
A fontos dokumentumok megfelelő helyre történő időben történő benyújtása olyan adminisztratív feladat, amely magában foglalja a mappák elhelyezését a fájlszekrényekbe vagy a dokumentumokba az online dokumentumkezelő programokban. A pontos nyilvántartási rendszerek biztosítják, hogy a munkavállalók hozzáférjenek a pénzügyi nyilvántartásokhoz, a kliensrekordokhoz és a kutatáshoz.
Információ keresése
Az ügyfelek, vezetők és munkatársak információinak online, irodai nyilvántartási rendszerekben vagy könyvekben történő kutatása alapvető adminisztratív feladat, amely segít a vállalkozásoknak a projektek elindításához és befejezéséhez szükséges információkhoz. Ezt az információt gyakran összeállítják, összegzik, elosztják a szükséges személyeknek, és egy jelentésben vagy táblázatban mutatják be.
Telefonhívások
Akár egy reklámügynökség, akár egy mosoda van, az ügyfelek kérdéseket tesznek fel termékekkel és szolgáltatásokkal, üzemórákkal, információkéréssel vagy az árakkal kapcsolatos kérdésekkel kapcsolatban. Az ilyen hívások megválaszolása és az ügyfelek igényeinek kielégítése olyan adminisztratív feladat, amely befolyásolhatja a vállalat sikerét vagy kudarcát. A potenciális ügyfelekkel való nem hatékony kommunikáció rossz benyomást hagyhat a szervezetre. Fontos, hogy az adminisztratív feladatot ellátó személy személyesen, udvariasan és jól tájékozott legyen a vállalatról.
Üdvözlő látogatók
Ahogy egy látogató irodába lép, a recepción vagy a titkárnő általában az ajtón ül, hogy azt mondja, hogy "hello", üdvözli a látogatót a munkaterületre, segít a kérdésekben, és irányítja őt a megfelelő személyre, irodára vagy divízióra. Függetlenül attól, hogy egy kiszállítási személy lemond egy csomagból, vagy az ügyfél, aki beérkezik a tervezett kinevezésre, az üdvözlő látogatók alapvető adminisztratív feladat.
Berendezések és kellékek vásárlása
A papír, toll és egyéb irodai kellékek tárolására szolgáló helyiségek és szekrények tárolása adminisztratív feladat. Az ilyen pozíciókhoz rendelt feladatok magukban foglalják más alkalmazottak megrendelésének elfogadását, a megrendelések nyomon követését, az elemek megérkezését az érkezéskor és a számlák kezelését, általában a pénzügyi csapatsal együtt.
Írásbeli kommunikáció létrehozása és kezelése
Az e-mailek és üzleti levelek készítése mellett a jelentések, táblázatok és adatbázisok létrehozásához az adminisztratív feladatok magukban foglalják ezen írásos kommunikáció terjesztésének létrehozását és kezelését is. Függetlenül attól, hogy ezek a kommunikációk munkatársaknak vagy ügyfeleknek szólnak-e, a feladatokat szövegszerkesztő és táblázatkezelő programokkal végzik, hogy professzionális, tömör dokumentumokat hozzanak létre.
Találkozó előkészítése
Konferenciatermek és tárgyalók kialakítása, vendéglátó-ipari létesítmények rendezése és felállítása, valamint napirendek elkészítése az adminisztratív feladatok kategóriájába tartozik. Ezek a kulcsfontosságú feladatok elengedhetetlenek abban az esetben, ha a cégek konferenciákkal vagy ügyfélszolgálatokkal találkoznak az irodában vagy azon kívül.
