Egy üzleti beállításnál minden telefonhívás fontos, függetlenül attól, hogy egy ügyféllel, ügyféllel vagy szállítóval beszél. Ezek a tapasztalatok az üzleti kapcsolat alapját képezik, és egy rossz tapasztalat gyakran elég ahhoz, hogy elveszítse az ügyfelet örökre. A telefon-etikett alapvető szabályainak betartásával gondoskodik arról, hogy az ügyfelek minden alkalommal pozitív tapasztalatot kapjanak.
Felkészültnek lenni
Jó telefonkapcsolat kezdődik az előkészítéssel. Az irodai munkatársaknak tudniuk kell, hogy ki felelős az egyes telefonok megválaszolásáért, és aki a hívásokat fogadja, ismernie kell a telefont és annak funkcióit.
Szintén készítsen szabványos üdvözletet az egész személyzet számára. Habár érdemes egyéniséget adni az üdvözléshez, mégis tartalmaznia kell a négy alapösszetevőt: az üdvözlés, a beszéd, a képviselt szervezet, és a megkérdezés, hogyan segíthet a hívónak. Példa erre: "Helló, ez a Gene a Du Bois Szolgáltatásokkal. Hogyan segíthetek ma?"
Legyen kedvező
Amikor válaszol a hívásra, vegye figyelembe a hangod hangját és a szavak gyorsaságát. Próbáljon meg vidám hangot fenntartani, még akkor is, ha nem érzi magát különösen pozitívnak. Mosolyogva segít, bár a hívó nem látja meg. A mosoly megváltoztatja a száj alakját, megváltoztatja a hangulatot és a hangot a hallható módon.
Legyen hatékony
A bejövő hívásokat azonnal, általában a második gyűrűre kell válaszolni. A hívások gyors megválaszolása néhány hívó féllökést okozhat, de a legtöbb hívó három vagy négy csengetés után hajlik le.
A hívások megkezdése előtt meg kell ismernie a telefonrendszer funkcióit. Ismerje meg, hogyan kell tartani a hívókat (a hívó véletlen leválasztása nélkül), és hogyan kell átirányítani a hívást egy másik kiterjesztésre.
Ha üzenetet kell készítenie, készen kell állnia az alapos megjegyzések készítésére. Mindig kérdezze meg a hívó fél nevét és ki az üzenetét. Ha a hívó félnek meg kell érkeznie a jövőben, kérjen visszatérő telefonszámot. Jegyezze fel az üzenetet teljes egészében, és haladéktalanul adja át a címzettnek.
A hívások visszatérésekor a válasz egy munkanapon belül, és ha lehetséges, ugyanazon a napon történik. Ha ez késik, kapcsolatba kell lépni azzal, hogy miért, és becsülje meg, mikor válaszol.
Legyen profi
Mivel képvisel egy vállalkozást, ügyeljen arra, hogy beszéljen, mint egy profi. Olyan kifejezések, mint a "Mi van?" és a "Csak egy másodperc" jó alkalom az alkalmi beszélgetésekre, de nem a szakmai kommunikációra. Hasonlóképpen kerülni kell a szleng használatát. Nem csak szakszerűtlen, de sokan látszólag ártalmatlan feltételeket találnak támadónak.
És ne próbálja meg egyszerre enni és fogadni a telefont. Ha megpróbál beszélgetni egy élelmiszer harapás körül, nehezen érthető lesz.
Légy udvarias
Minden hívás kezdetén a válaszadónak meg kell kérnie a hívó fél nevét és a szolgáltatás igénybevételének módját. Ha a hívás tovább folytatódik, ügyeljen arra, hogy emlékezzen, és ha szükséges, használja a hívó fél nevét. A hívónak helyesen kell éreznie, hogy személyes figyelmet és szolgáltatást kapnak.
Ha át kell adnia egy hívást, vagy tartania kell egy hívót, mindig kérjen engedélyt erre. Sok hívónak egy éles változás az élő személytől a hallgatásig a zene meghallgatásáig irritáló és durva. Semmilyen hívónak nem szabad tartania tartósan jó ok nélkül. A hívás megakadályozásának eszköze a tartás használata nemcsak durva, hanem megszüntetéshez is vezethet.
Mindig próbálja meg a hívásokat pozitív megjegyzésekkel befejezni. Biztosítsa a hívóinknak, hogy Önnek a lehető legjobb erőfeszítéseit adja meg a meghozott és megtett intézkedések felülvizsgálatával.Mindig kérdezd meg, hogy van-e valami más, amivel segíthetsz nekik, és köszönjük meg az idejüket.
