Az adminisztratív asszisztensek és a klub titkárai különböző módon tárolhatják a találkozó jegyzőkönyveit. A legjobb, ha mind elektronikus, mind nyomtatott példányt kell készíteni, hogy az egyik másolatként szolgálhasson, ha egy példányt elveszítenek vagy véletlenül tönkremennek.
A fájl elektronikus mentése
A találkozónapokat a számítógépen ugyanazon a helyen mentse el, amikor a szervezet találkozik. Adjon meg egy hasonló fájlnevet minden alkalommal, hogy könnyű megtalálni a szükséges fájlt a jövőben. Például a nonprofit igazgatósági ülés jegyzőkönyvét „Board_Minutes_21 April 2011” címre írhatja, majd a következő hónapban „Board_Minutes_20 május 2011” -ként mentheti el. Ha különböző találkozókkal rendelkezik, hogy nyomon követhesse a perceket, mentse mindegyiket egy másik mappába. Lehet, hogy „Board Meetingings” és egy másik „Staff Meeting” néven szerepelnek, és mindkettőt a számítógép „Találkozói” mappájában tartják.
Online tárolás
Mentse a perceket egy online dokumentumtároló szolgáltatás használatával. Ezek a szolgáltatások általában díjat számítanak fel, de ha a számítógép vagy a szerver leesik, az internetről más helyről is hozzáférhet, és letöltheti fájljait.
Árak
Az online tároló cégek ingyenes próbaidőt kínálhatnak a termékük teszteléséhez. A LiveDrive például két hetes ingyenes próbaverziót és 6,95 dollárt fizet havonta egy számítógépre, és havonta 16,95 dollárt, legfeljebb három számítógépre, hogy online készítsen biztonsági másolatot 2011. áprilisától. Mindkét terv korlátlan sávszélességgel rendelkezik feltöltés és letöltés). Az Elephant Drive 15 napos ingyenes próbaverzióval rendelkezik. Egyéni tervet kínál akár 100 GB tárhely 2 számítógépre, 9,95 $ havonta vagy 99,50 $ évente. A családi terv legfeljebb öt eszközt foglal magában, akár 500 GB tárhelyet is igényelhet 19,95 $ havonta, vagy évi 199,50 dollárt.
Papíralapú
Nyomtasson ki egy példányt az ülés jegyzőkönyvéről. Tegyük a kötőanyagba az ülések hónapjával és évével jelölt elválasztókat. Helyezze be a percek másolatát a megfelelő hónap és év szakaszba. Ahogy a kötőanyagok feltöltődnek, jelölje meg a gerincet a percek belsejében, és indítson el egy új kötőanyagot. Fontolja meg, hogy a helyszínen két helyes másolatot tárol két helyen, ha valami történik velük.
