Ha üzleti tevékenységet folytat, az érdekelt felek, a vezetők és az ügyfelek hatékonyságot, megbízhatóságot és biztonságot várnak. Ez különösen igaz a pénzügyi tranzakciók esetében. A belső ellenőrzés biztosítja, hogy minden üzleti vagy szervezeti folyamat megfelel ezeknek az igényeknek. Fontos azonban azonosítani a belső ellenőrzési rendszerén belüli hiányosságokat. Számos módja van ezeknek a hiányosságoknak a kimutatására, és az információ segíthet Önnek. Az értékpapír- és tőzsdei bizottság például iránymutatásokat adott ki a belső ellenőrzések ellenőrzésére.
Katalógusa az összes belső ellenőrzési eljárás. Ide tartoznak a pénzügyi tranzakciók dokumentálása, a terméktervezés és a tesztelés, a beszerzési eljárások és a belső ellenőrzés. Pontosan tudni, hogy mit csinálsz, mielőtt tovább vizsgálod az eljárásokat. Próbálja meg azonosítani a vállalat vagy szervezet azon részeit, amelyek nagyobb kockázattal járhatnak, mint mások. Ismerje meg a kezelőszervek kialakítását is. Ez általában a dokumentációt, a szervezetet, a feladatok elkülönítését, a visszajelzést és a képzést foglalja magában.
Végezzen kockázatértékelést az összes ellenőrzési eljárásra vonatkozóan. Határozza meg a vállalkozásában vagy szervezetében a legvalószínűbb hibákat. A kockázatértékelés általában táblázat formájában történik. Minden új kockázat sorba kerül. A kockázat megvizsgálásához adjon hozzá több oszlopot, amelyek jelzik, hogy mi lehet a baj, miért, ki felelős az adott folyamatért, aki megvizsgálta, megoldásokat és mikor lépett fel a felelős személy.
Belső ellenőrzés elvégzése. Ez magában foglalja az állomány- és eszközkészleteket, a készpénzegyeztetést és a fizetendő számlákat. A készpénzegyeztetés azt jelenti, hogy a társaság tulajdonában lévő likvid készpénz mennyisége a bevételekhez és kiadásokhoz képest helyes. A fizetendő beszámolók ellenőrzése azt jelenti, hogy minden kifizetés a megfelelő cégnek vagy magánszemélynek történik. Ezeket a pénzügyi kimutatásokat a belső (számlák részlege) és a külső (bankok) közötti pénzügyi kimutatásokkal szemben kell hivatkozni.
Oktassa a személyzetet a modern belső ellenőrzési folyamatokról és módszerekről. A belső kontrollok, mint sok más üzleti szempont, folyamatosan fejlődnek. Értesítse munkatársait a változásokról és tartsa őket jól képzettnek. A tudás és a képzés hiánya kulcsfontosságú oka a belső ellenőrzési hibáknak. Tesztelje a munkavállalók ismereteit, és tartson felülvizsgálati üléseket a személyzet képzése során.
Ellenőrizze a belső ellenőrző személyzetet. A kockázatértékeléseket általában a belső ellenőrzést végzők hozzák létre. A külső ellenőrzések nyomon követése vagy lebonyolítása lehetővé teszi, hogy egy harmadik fél azonosíthassa az esetleges gyengeségeket, amelyeket a személy vagy a csapat elszalasztott. Ezek a folyamatoktól egészen a vezérlők felügyeletéig terjedhetnek. Az ilyen ellenőrzéseket általában külső könyvvizsgáló cég végzi. A legtöbb vállalkozás kapcsolatban áll a megbízható külső könyvvizsgálóval.
Vizsgálja meg az ügyfelek és az érdekeltek visszajelzéseit. Vannak gyakori panaszok? Volt-e a belső ellenőrzés megsértése? Például, ha számos ügyfél ugyanazzal a termékhibával rendelkezik, mint például egy hibás gomb, akkor a vállalat eljárásaival visszafelé dolgozhat a probléma megtalálásához. Ez jellemzően fordított sorrendben történő felülvizsgálat, szállítás, összeszerelés, gyártás, tesztelés és tervezés.
Nézd meg a megyei jelentéseket. Vannak-e olyan területek, ahol a vállalat rosszabbodott, vagy nem javul a vártnál? Ilyen problémák lehetnek más tényezők is, de bizonyos belső ellenőrzési hibák is jelezhetők. Minden osztály képes irányítani és figyelemmel kísérni, mit csinál; de a megyei jelentéseket össze kell kötni, hogy tükrözzék az egész üzletet. Vizsgálja meg, hogy minden egyes osztálynak van-e elég erős mechanizmusa annak érdekében, hogy a személyzet tájékoztassa az ellenőrzési hiányosságokat.
