Minden szervezetben végrehajtott tranzakció megköveteli, hogy a számviteli osztály vegye figyelembe annak pénzügyi hatásait. A könyvelőnek minden pénzügyi tranzakciót fel kell jegyeznie a számviteli nyilvántartásokba. Sok vállalat debit- és hitelkártyákat bocsát ki az alkalmazottaknak, hogy csökkentsék a ráfordított költségtérítést. A munkavállalók visszafizetésének helyett a társaság fizeti meg a hitelkártyaszámlát vagy módosítja nyilvántartásait a terhelési tranzakcióhoz. A számviteli bejegyzések attól függnek, hogy a munkavállaló debit- vagy hitelkártyát használ.
Betéti kártya tranzakció
A bankok bankkártyákat adnak ki a vállalati alkalmazottaknak, hogy csökkentsék a cég által kinyomtatandó ellenőrzések számát. A bankkártyás tranzakció eltávolítja a készpénzt a cég bankszámlájáról a tranzakció időpontjában. A munkavállaló bankkártyával ugyanúgy használja a hitelkártyát, amikor vásárol. A bank elektronikus tranzakciót kap a tranzakcióról, és átutalja a pénzt az eladónak az ügylet megfizetésére.
Betéti kártya elszámolása
Amikor a munkavállaló a betéti kártyával tranzakciót végez, a cég könyvelőjének frissítenie kell a pénzügyi nyilvántartást. A könyvelő kapcsolatba lép a munkavállalóval, hogy meghatározza, hogy mi a tranzakció. A könyvelő ezt az információt használja a számviteli bejegyzésben használni kívánt költségszámla meghatározására. A könyvelő növeli a költségszámlát és csökkenti a készpénzt.
Hitelkártya tranzakció
A bankok hitelkártyákat adnak ki a vállalati alkalmazottaknak, hogy csökkentsék az alkalmazottak által benyújtott költségjelentések számát. A hitelkártya-tranzakció kötelezettséget ró arra, hogy a társaság az időszak végén fizessen a banknak. A munkavállaló hitelkártyát használ, amikor online, telefonon vagy személyesen vásárol. A bank elektronikus értesítést kap a tranzakcióról. Az időszak végén a bank minden tranzakciót hozzáad, és számlát küld a cégnek.
Hitelkártya-elszámolás
Amikor a munkavállaló a hitelkártyával végzi a tranzakciót, ő nyugtázza és beírja a tranzakció leírását a nyugtán. A hónap végén az összes bevételét eljuttatja a cég könyvelőjének. A könyvelő összehasonlítja a bevételeket a számlával, és gondoskodik arról, hogy minden tranzakciót elszámoljanak. A könyvelő a bevételek alapján határozza meg, hogy melyik kiadási számlát használja a számviteli bejegyzésben. A könyvelő növeli a költségszámlát és csökkenti a készpénzt.
