A „Könyvek tartása: Alapvető nyilvántartás és könyvelés a sikeres kisvállalkozások számára, hetedik kiadás” címmel Linda Pinson határozza meg a fizetendő számlákat azoknak a tartozásoknak, amelyeket a vállalat a hitelezőknek a vásárolt árukért vagy nyújtott szolgáltatásokért köteles fizetni. Az elkötelezett számlázó csapat standard feldolgozási eljárásokat alkalmaz, amelyek minimálisra csökkentik az általános költségeket, miközben maximalizálják a szállítói kapcsolatokat.
Jelentőség
A csalás, a sikkasztás és a feldolgozási hibák elpusztíthatják az üzletet. Kritikus az ellenőrzési eljárások végrehajtása az ilyen kockázat csökkentése érdekében. Néhány közös és hatékony ellenőrzés magában foglalja: a feladatok elkülönítését a bebörtönzés kockázatának csökkentése érdekében; formális beszerzési funkciók és iránymutatások a zaklatás, a csalárd számlák és a hibák kockázatának csökkentésére; a második aláíró dollár összege küszöbértékek a zaklatás és a hibák kockázatának csökkentése érdekében; és szisztematikus számlaigazolás a kettős fizetési hibák kockázatának csökkentése érdekében.
szállítók
A hitelezők beszállítóként kerülnek a vállalat adatbázisába. Ezt a feladatot általában olyan számlákra, amelyekre a fizetési kötelezettséget nem lehet fizetni.
Annak biztosítása érdekében, hogy a kifizetéseket időben hozzák létre, a gyártókat arra ösztönzik, hogy dolgozzanak a számlázó csoporttal a számlázási problémák kezelésére. A beszerzési ügynökökkel vagy a megrendelő részleggel való kapcsolatfelvétel késedelmet okoz a fizetetlen vagy részlegesen fizetett számlák megtalálásában vagy megoldásában.
Funkció
Az eladóknak utasítják, hogy a számlákat közvetlenül a számlázó részlegnek küldjék. A számla időbélyegzéssel kezdődik és a feldolgozási óra megkezdődik. Ha vásárlási megrendelést készítettek áruk vagy szolgáltatások beszerzéséhez, akkor a számla egyezik a vásárlási megrendeléssel és a kézhezvétel igazolásával. Mary S. Schaeffer megvitatja ezt a „háromutas mérkőzés” folyamatot a „Kötelező számlák: egy hatékony osztály működtetésének útmutatója” című könyvben.
Ha a vásárlás vásárlási megrendelés nélkül történt, meg kell felelnie a vállalat által megállapított irányelveknek. Ha az iránymutatások teljesülnek, a számlát jóváhagyásra és megfelelő kódolásra továbbítják a megrendelő osztálynak.
Kifizetési eljárások
A fizetendő elemzők jogosultak kifizetések készítésére. Az elemző szorgalmasan dolgozik a számlák időben történő feldolgozása érdekében annak biztosítása érdekében, hogy azok azonnal kifizetésre kerüljenek, és ha lehetséges, a kedvezmények kerülnek elfogadásra. Mindkét célkitűzés az általános költségek ellenőrzésének lehetőségeit eredményezi. Ez különösen fontos abban az esetben, ha a kormányzati szerveket a késedelmes fizetésekért büntetik.
Az elektronikus fizetések egy másik költségmegtakarítási eszköz. Ez csökkenti a papírellenőrzés költségeit, és minimálisra csökkenti az ellenőrzési csalást vagy a sikkasztást. Ha szükség van részleges kifizetésre vagy visszafizetésre, a fizetendő hitelesítő elemző dokumentálja és magyarázza a körülményeket.
Belső ellenőrzés
A fizetendő elemző gondoskodik arról, hogy a kifizetéseket a vállalati politika szerint folyósítsák. A vállalat belső ellenőrzési csoportja szelektíven felülvizsgálja az elemző munkájának eredményeit, ha a kiválasztott számlacsoportok dokumentációját kéri. A könyvvizsgáló felülvizsgálja a dokumentációt annak biztosítása érdekében, hogy az ellenőrzési eljárások legyenek érvényben és megfelelően kövessék őket. A nem megfelelő ellenőrzési eljárások váratlan veszteségeket eredményeznek. Az ilyen veszteségek behajtásához további idő és költség szükséges.
