Az adminisztratív célok megteremtése egy módja annak, hogy a feladatok a megfelelő határidőre teljesüljenek. Ez is egy módja a csapat hatékony kezelésének, mivel könnyebb egyértelművé tenni mindenki szerepét egy szervezetben. Az adminisztratív célok sikeres beállításához szükséges a projekt jellegének kutatása, valamint a projekten dolgozók képességeinek ismerete. Az adminisztratív célok meghatározása egyszerűen, sok technikai ismeret nélkül történhet, és nagymértékben javítja a csapat hatékonyságát.
A projektet kisebb szegmensekre bontja. Ez segít, hogy jobban kezelhető legyen. Például, ha a projekt egésze hat hetet vesz igénybe, akkor szétválaszthatja azokat heti szakaszokra. Ez lehetővé teszi a rendszeres előrehaladási jelentések elkészítését, amelyek lehetővé teszik, hogy jobban reagáljon a lehetséges gyenge területekre.
Állítson fel egy jutalmat a heti cél eléréséhez. Ez biztosítja, hogy a személyzet motivált maradjon az adminisztratív célok teljesítésében. Minden hét elején tartson rövid ülést, amely részletezi az adott héten lezárandó adminisztratív feladatokat. Győződjön meg róla, hogy mindenki ismeri a szerepüket, és tájékoztassa őket a határidő megveréséért.
Minden heti szakasz végén tartsunk rendszeres megbeszéléseket a projekten dolgozókkal. Engedje meg, hogy elmondják nekik a működési problémákat, amelyek lehetővé teszik, hogy a következő hét elején több erőforrást rendeljen egy adott területhez.
Állítsa be az ésszerű célokat. Ha az első hét vége azt mutatja, hogy a projekt jóval elmarad az ütemezéstől, akkor célszerű átírni az adminisztratív feladatokat. Míg a céloknak keretrendszerként kell működniük, ugyanakkor kissé rugalmasnak kell lenniük, mert az elérhetetlen célok az alkalmazottak alacsony moráljához vezetnek.
A projekt befejezése után tartsunk egy összejövetelet, hogy átfogó visszajelzést kapjunk. Ez a jövőben jelentősen javítja a projektmenedzsmentet, és lehetővé teszi, hogy megismerje, hogyan reagálnak a munkavállalók a különböző feladatokra. Tegyük világossá, hogy a konstruktív kritika üdvözlendő. Vegye figyelembe az összes megjegyzést, amit a visszajelzések során elmondtak.
