Az üzleti e-mailre adott válasz gondos kidolgozása - akár az ügyfél, a kilátó, a főnök vagy a munkatárs - mindent megtesz a kívánt reakció és válasz biztosításában.
Ismerje meg az írót
Óvatosan nézd meg, ki írta az e-mailt, mivel ez szerepet játszik a a formalitás szintje válaszol. Például az e-mail etikett szakértő, Lindsay Pollak azt javasolja, hogy válaszoljon egy olyan hivatalos e-mailre, amely hasonló formális és udvarias nyelvet használ. Ha a feladó informális hangot használ, használja a nyugodtabb hangot, de tartsa azt professzionálisnak.
Határozza meg az eredményt
Ábrázolja ki akció, amelyet az olvasó szeretne venni ha válaszol. Például, ha válaszolsz egy kilátásra, azt akarod, hogy vásároljanak. Ha azonban válaszolsz a főnöködre, azt akarod, hogy azt gondolja, hogy profi vagy képes. Válaszok az embereknek ügyfélszolgálati kérdések olyan boldog ügyfélnek kell lennie, aki úgy érzi, hogy az igényei teljesültek.
tippek
-
Várjon, amíg megnyugodott, hogy válaszoljon egy ellentmondásos e-mailre.
Ismertesse az eredményt a mondatban 1
Használd a válaszod első mondatát írja le, mit szeretne elérniazt javasolja, hogy Geoffrey James, a Inc. hozzájáruló szerkesztője. Például, ha az ügyfél e-mailt küld egy panasszal, használja az első mondatát, hogy mondja el, hogy megoldani kívánja a problémát, így az ügyfél boldognak és elégedettnek érzi magát a vásárlással.
Tedd a pontokat
Most itt az ideje, hogy elmagyarázzuk, hogyan tervezed meg az első mondatot. Használat kis bekezdések a pontokat. James azt javasolja, hogy bizonyítékokat használjon a válaszában leírt ötletek biztonsági mentéséhez. A témától és a szükséges cselekvéstől függően a bizonyítékok olyan egyszerűek lehetnek, mint egy tényt vagy olyan kiterjedt, mint a témához kapcsolódó több részletet. Például, ha a főnöke megkérdezi, hogy miért akar egy jóváhagyott költséget, adjon meg tényt, vagy kettőt arról, hogy a kiadás jóváhagyása milyen előnyös lesz az osztálynak vagy a vállalatnak általában.
Hívjon cselekvést
Használja az utolsó mondatot ismételje meg azt, amit az olvasó követ. Ez a mondat a nyitó bekezdésével együtt jár. Például, hogy az ügyfél boldog legyen, magyarázza el, hogy milyen lépést szeretne tenni a probléma megoldásához.
Kijelentkezés
Végül használja kijelentkezési szavak, mint például a "Legjobb" vagy "Köszönöm", így a címzett tudja, hogy elérték az e-mail végét, azt javasolja, hogy a Forbes személyzet írója Susan Adams. Adja meg nevét, és minden e-mailben adja meg üzleti aláírását. Az aláírásnak tartalmaznia kell a teljes nevét, cégnevét és elérhetőségeit, beleértve a telefonszámot és a webhely címét.
tippek
-
A helyesírás és a helyesírás ellenőrizze az e-mailt, mielőtt elüt a "küldés" gombra. Ellenkező esetben a hibák hanyagokat és szakszerűtlenségeket okozhatnak.
