Sok ember számára a nagyszámú telefonszám emlékezése lehetetlen feladat. Ha valaki felhívja az irodát, akkor most kell a megfelelő számot kézben tartani, és a legjobb módja annak, hogy ezt az irodai telefonkönyvben tartsa. Míg a nagy irodáknak komplex telefonrendszereik vannak elektronikus könyvtárakkal, a legtöbb iroda nem igényel semmit. Nagyon kevés erőfeszítéssel létrehozhat egy egyszerű irodai könyvtárat, amellyel az összes szükséges információt el tudja helyezni.
A szükséges elemek
-
Számítógép
-
A táblázatkezelő szoftver vagy a Google Dokumentumok fiók
Hozzon létre egy új táblázatot, és adja meg az "Office Directory" nevet. A táblázatkezelő használata egyszerű módja annak, hogy beállítson egy telefonkönyvt egy olyan irodához, amely nem elég nagy ahhoz, hogy központi telefonkönyv-rendszer legyen.
Adjon hozzá három oszlopfejlécet a táblázathoz: Név, Iroda # és Telefon. Ha kívánja, további oszlopokat adjon hozzá a táblázathoz, és könnyen nyomon követheti például az e-mail címeket és a faxszámokat.
Küldje el a könyvtárat (vagy a hozzá tartozó linket, ha online táblázatot használ) munkatársainak, és kérje meg, hogy töltse ki a helyes információkat, és küldje vissza neked. Előfordulhat, hogy az iroda adminisztratív asszisztense néhány ilyen információt tartalmaz, akiket kérhet, hogy azonnal töltse ki az adatokat.
Gyűjtsük össze az eredményeket egyetlen táblázatba az összes változtatással. Most van egy működő telefonkönyv az irodában.
Nyomtassa ki a telefonkönyvt, vagy küldje el e-mailben az iroda többi részére. Lásd az alábbi tippeket a telefonkönyv kevésbé problémás terjesztésének egyszerű módjára.
tippek
-
Mivel az irodai telefonszámok viszonylag gyakran változnak, az online táblázatok, például a Google Dokumentumok használata révén időt és energiát takaríthat meg. Ossza meg a telefonkönyvtábla-táblázatot mindenkivel az irodában, és hagyja, hogy szükség szerint változtasson, és mivel a könyvtár online, nem kell aggódnia az új példányok e-mailezésével, amikor a könyvtár frissül.
