A pályázati felhívás (RFP) a közbeszerzési folyamat legkorábbi fázisa, vagy a szükséges áruk vagy szolgáltatások megszerzésének folyamata. A pályázati felhívás felkéri a potenciális szolgáltatókat, hogy nyújtsanak be javaslatot a vállalat által igényelt árucikkre vagy szolgáltatásra. A pályázati felhívás a szükséges áruk vagy szolgáltatások beszerzését szisztematikusan és versenyképesvé teszi, és lehetővé teszi a vállalat számára, hogy a legjobb szolgáltatást nyújtsa a több szolgáltató kreatív megoldásai között.
Leírás
A pályázati felhívás nem csak árbecslés iránti kérelem, hanem egy részletes jelentés iránti kérelem, amely tartalmazza az alapvető vállalati információkat és történetet, a pénzügyi adatokat, a technikai képességeket, a termékinformációt és az ellenőrizhető ügyfél-referenciákat. A pályázati kérelem általában részletes leírást tartalmaz a kért tételről, projektről vagy szolgáltatásról, hogy pontos válaszokat kapjon a szolgáltatóktól. Általában a pályázati felhívás nem nyitva áll a nyilvánosság számára, hanem a korábban jóváhagyott potenciális szolgáltatók listájára küldhető.
Funkció
A pályázati felhívás a szükséges tények és számok beszerzését szolgálja a komplex projektek megbízható üzleti döntéseinek biztosítása érdekében. Az RFP-folyamaton keresztül a vállalatoknak versenyezniük kell, hogy a lehető legjobb ajánlatot nyújtsák a szóban forgó árucikkre vagy szolgáltatásra annak érdekében, hogy megnyerjük a vevő üzletét. Ez lehetővé teszi a vásárló számára, hogy a lehető legjobb áron több lehetőséget is megvizsgáljon a minőség, a feltételek és a szolgáltatás legjobb kombinációja érdekében. A pályázati felhívást arra is használják, hogy ösztönözze a szállítókat arra, hogy kreatív megoldásokat találjanak az RFP-ben bemutatott üzleti problémákra. Mivel a pályázati felhívás folyamata hosszú lehet, és csak a bonyolult projektekhez szükséges.
Előnyök
A pályázati felhívás a különböző szolgáltatók számára ismert a beszerzés iránt, és arra ösztönzi a szolgáltatókat, hogy a legjobb áron kínálják a legjobb terméküket vagy szolgáltatásaikat. A potenciális szolgáltatók kezdettől fogva tudatában vannak annak, hogy a kiválasztási folyamat rendkívül versenyképes. Az RFP folyamat megköveteli, hogy a vásárló meghatározza, hogy mit szeretne vásárolni, és a beszállítók válaszolnak a kérésre. A strukturált értékelési és kiválasztási eljárás révén a vállalatok és szervezetek demonstrálhatják objektivitásukat a kiválasztási folyamatban.
hátrányai
Az RFP folyamatnak is vannak hátrányai. Mivel a pályázati kérelmek mind a vevő, mind a szállító részéről sok erőfeszítést igényelnek, nagyon időigényesek lehetnek. A dokumentumok és a terv találkozók elkészítéséhez szükséges idő és erőfeszítés késedelmet okozhat. A pályázati kérelem megválaszolásához szükséges idő és nehézségek miatt néhány vállalat dönthet úgy, hogy nem vesz részt. A vállalat megvásárlásának pontosan meghatározása nehéz lehet, és a nem világos követelmények gyakran eredményezik a potenciális beszállítók nem kielégítő javaslatait. Továbbá, a javaslatok hosszúak és nehézkesek lehetnek ahhoz, hogy a beszerző vállalat hatékonyan értékelhesse azokat.
Kulcselemek
A jól megírt pályázati kérelemnek több kulcsfontosságú elemet kell tartalmaznia. Az alapelemek, mint például az elvégzendő üzletek összefoglalása, a kért áruk vagy szolgáltatások leírása és a részletes üzleti követelmények, az ajánlatkéréseknek tartalmaznia kell a beszállítók tájékoztatását a válaszadás módjáról. A beszállítókkal kapcsolatos információkat fel kell tüntetni a vásárló megközelítésének, az alkalmazandó értékelési eljárásnak, a kívánt pályázati formátumnak, határidőnek, az alkalmazandó kiválasztási kritériumoknak, a kapcsolattartási adatoknak és a projekt tervezett ütemezésének.
