A nagy üzleti események átütemezése logisztikai rémálom lehet; még a leghitelesebb okok miatt, hogy megváltoztassák a dátumot, az ügyfelek és az üzleti kapcsolatok irritálódnak és kényelmetlenek lesznek. Az információ bemutatásának módja is nagy hatással lesz a résztvevők benyomására; vigyázzon arra, hogy bocsánatkérő, mégis lenyűgöző legyen, így a címzettek az átütemezést ideiglenes visszafogásnak tekintik, nem pedig tévedésként vagy a rossz tervezés eredményeként.
Helyezzen be egy darab vállalati fejlécet a nyomtatóba; ez egy hivatalos értesítés a fogadó esemény átütemezéséről. Az idő lényege, és a levélpapír hatékonyabban rögzíti a címzett figyelmét, mint a sima papír.
Nyissa meg a választott szövegszerkesztő programot. Kezdje az új dokumentumot a "Fájl" és az "Új" lehetőség kiválasztásával.
Írja be a dátumot, és hagyja ki a sort. Használja a szövegszerkesztő program levelezési funkcióját a résztvevők nevének és címének beillesztéséhez.
Kezdjük azzal, hogy meg kell újítani az eseményt, és frissíteni kell az emlékeket arról, hogy mi az esemény, és mikor kellett eredetileg megtartani.
Elnézést őszintén, és magyarázza el a késedelem okát. Ne kérjen többet bocsánatot, vagy a címzettek a bűntudat vagy a rossz gazdálkodás elismerését tekinthetik.
Adja meg az esemény bekövetkezésének részleteit. Ha cége kompenzációt nyújt az újracsomagolási díjakért vagy más ösztönzőkért, részletezze, hogy a résztvevők hogyan kérhetnek kártérítést. Játssz a jó híreket; ha az átütemezés szerencsés előfordulás, mint például egy időre történő időzítés jobb időjárással, akkor ezt megteheti.
Köszönjük a résztvevőket az együttműködésért, és adjuk meg nekik azokat a kapcsolattartási információkat, akiknek hívhatnak, ha kérdése vagy nehézsége van a látogatás átütemezésére.
Írja be a "Tisztelettel" betűt és hagyja ki a három sort. Írja be a teljes nevét és címét. Nyomtassa ki a betűket, és írja be mindegyiket a gépelt név fölé.
A leveleket küldje el a leggyorsabb szolgáltatással, amit megengedhet. Ha nem engedheti meg magának, hogy nagyszámú levelet küldjön a Priority Mail segítségével, hívja először az összes résztvevőt, és adja meg az alapvető információkat az esemény átütemezéséről. Hadd tudják, hogy egy hivatalos levél követi.
