Ha professzionális jelentést kell írnia, akkor talán összetévesztené a benne foglalt információkat. Az üzleti írás, különösen a jelentések esetében, gyakran olyan formátumot és stílust tartalmaz, amelyet követni kell. Ha megszokta a professzionális jelentésekhez szükséges formátumot és stílust, akkor gyorsan és egyszerűen írhat egy jelentést.
Tekintse át a jelentésírás stílusát. A narratív vagy esszé írással ellentétben a jelentésírás nagyon hatékony. A felesleges szavakat el kell távolítani, és a nyelv egyszerű és közvetlen. Használjon aktív hangot, és kerülje a felesleges információkat.
Adj hozzá bullet elemeket, amikor csak lehetséges. A jelentés nem mond ki valamit a mondat formában, és egy jegyzőkönyvvel magyarázza el. Például egy üzleti projekt jellemzői nem írhatók bekezdés formában, hanem a golyókkal szerepelnek.
Szüntesse meg a bekezdéseket, hogy mindegyik csak néhány sorban legyen. A jelentésírás nem tartalmaz hosszabb bekezdéseket.
Kerülje a közönség által már ismert információkkal. Egy esszével gyakran feltételezzük, hogy az olvasó semmit sem tud a témáról. Jelentés írásakor törölje a közönség által már ismert összes információt. Ha például jelentést készít egy új vállalati irányelvről a vezetői személyzet számára, ne tartalmazzon általános információkat a vállalatáról, amit a vezetők már tudnának. Ez az információ azonban akkor is bekerülhet, ha a jelentés új alkalmazottak csoportjára vonatkozik.
Kiegészítő anyagokat is mellékeljen az üzleti jelentésbe. A dolgok, mint például a diagramok, grafikonok, fényképek, táblázatok, diagramok és egyéb vizuális képek a jelentés javítására és a jelentés érthetőbbé tételére használhatók.
Tegye a fejléceket a jelentésbe, hogy megkönnyítse a különböző szakaszok hivatkozását az olvasó számára.
