A legtöbb szervezet beszerzési részlege kritikus, mivel a teljes szervezet teljes kiadásainak nagy százalékát képviseli, és mivel a szervezetet az üzemeltetéshez szükséges árukkal és szolgáltatásokkal látja el. A hiányosságok és / vagy a hibás folyamatok költsége nagyon magas lehet, mivel hatással lesz az egész szervezetre. A beszerzési funkció különösen érzékeny lehet a csalásokra, mivel készpénzes kifizetéseket tartalmaz. A beszerzési osztály működési ellenőrzése segíthet a hulladékok, a hatékonyság és a csalás megszüntetésében, ezáltal hozzáadott értéket adva a szervezet alsó sorának.
A beszerzési osztály kockázatfelmérési megközelítésének elfogadása ahelyett, hogy minden funkciót évente ellenőrizne. Határozza meg a beszerzési osztály funkcióit, és értékelje az egyesével kapcsolatos kockázatokat. A kockázatértékelés használata elengedhetetlen, mivel a korlátozott belső ellenőrzési forrásokat azokon a területeken helyezi el, ahol ezek a leginkább szükségesek.
Értékelje a beszerzési osztály belső ellenőrzési struktúráját. Használja a COSO integrált keretrendszerét az értékeléshez. Ez a modell segít az ellenőrzéseket perspektívába helyezni, és segíteni fog a specifikus ellenőrzések és a konkrét üzleti tevékenységek összekapcsolásához.
Végezze el az ellenőrzések ellenőrzését az ellenőrzött magas kockázatú üzleti tevékenységekkel kapcsolatban.Szerezd meg vagy készítsd el a tesztelt kezelőszervek folyamat térképeit, és végigvezetj mindegyik vezérlőből, hogy ellenőrizhessük, hogyan működnek. Válasszon ki egy mintát az auditált üzleti tevékenységre vonatkozó adatokról, és vizsgálja meg a vonatkozó ellenőrzések betartását.
Elemezze a kontroll teszt eredményeit, hogy azonosítsa a gyengeségeket vagy az ellenőrzési hibákat. A vezetést tájékoztatni kell az ilyen típusú helyzetekről, így a lehető leghamarabb korrekciós intézkedéseket lehet hozni.
Végezze el az ellenőrzött üzleti tevékenységekre vonatkozó részletes adatok lényeges vizsgálatait. Ezeknek a vizsgálatoknak az analitikai eljárásokat és a forrás dokumentáció tesztelését is magukban kell foglalniuk. Mivel a beszerzési részlegek készpénzkifizetések elindításával kapcsolatos csalás nagy aggodalomra ad okot, a könyvvizsgálóknak az analitikai eljárások részeként keressük a csalásmutatókat és / vagy az adatok rendellenességeit.
Végezze el a kilépési konferenciát a beszerzési osztály vezetőivel. Adjon meg egy listát azokról a megállapításokról és problémákról, amelyeket meg kell oldani, és javaslatokat kell adni azok megoldására. Ha csalást talál, a beszerzési osztályon kívüli felső vezetésről kell jelenteni. Adja meg a beszerzési osztályvezetőknek lehetőséget arra, hogy további információkat és / vagy bizonyítékokat nyújtson be, amelyek megváltoztathatják az ellenőrzési eredményeket, és korrekciós cselekvési tervet készíthetnek a fennmaradó ellenőrzési megállapítások és problémák megoldása érdekében.
Írja be a könyvvizsgálói jelentést a megfelelő irányítási szintre és / vagy az igazgatótanácsra. A beszámolót a beszerzési részleg vezetőiből a korrekciós cselekvési terv tartalmazza.
