A vállalatok gyakran pályázati kéréseket (RFP-ket) hoznak létre, ha olyan projektek vannak, amelyeket befejezni kívánnak. Az RFP az a kérés, hogy a vállalkozók ajánlatot tegyenek az általuk tervezett projektekről. Az RFP tartalmazza a projekt leírását, képesítéseit, időzítési információit és a projekt egyéb adatait. A vállalkozók megkapják az RFP-t, és meg kell határoznia, hogy kívánnak-e javaslatot készíteni a munkára. Az RFP-t kibocsátó cég egy bizonyos időpontig fogadja el a javaslatokat, majd kiválaszt egy vállalkozót a projekt odaítélésére.
Ismertesse cégét. Az RFP létrehozásának első lépése a vállalat leírása. Adja meg, hogy mennyi időt töltött be az üzleti életben, az általa kínált termékeket vagy szolgáltatásokat, valamint a céget leíró egyéb részleteket.
Adja meg a projekt leírását. Ismertesse részletesen, mit keres. Adja meg, hogy mi a projekt, a projekt helye és célja. Ismertesse a projekt funkcióit és a projekt céljait.
Vázlat leírások. Adja meg a projekt pontos leírását. Alapvető fontosságú, hogy az ajánlattevő vállalkozók minden szükséges információt megadjanak ahhoz, hogy sikeresen elvégezhessék az alapos és pontos javaslatot a munkára.
Adja meg a határidőt. Adjon részleteket a projekt idővonaláról. Állapítsa meg, mikor elvárja, hogy a projekt megkezdődjön, és hogy milyen időpontot kell kitölteni. Adjon meg határidőt a pályázati ajánlatok benyújtására azon ajánlattevők számára, akik úgy döntenek, hogy a pályázatot választják.
Ismertesse a vállalkozók válaszát. Adjon utasításokat a vállalkozóknak, amelyek tájékoztatják őket arról, hogy hol küldjék el javaslataikat, és az elfogadható módszereket. Előnyben részesítheti őket e-mailben, vagy választhat, hogy elfogadja a javaslatokat tartalmazó faxokat vagy e-maileket. Adjon meg egy nevet és egy telefonszámot, hogy a vállalkozók további információkat kérhessenek a projektről, vagy válaszoljanak a kérdésekre.
Magyarázza el, hogyan lesz kiválasztva a projekt győztese. Tartalmazza azokat a kritériumokat, amelyeket Ön arra használ majd, hogy döntse el, hogy melyik vállalatot vegye fel. Ismertesse a nagy jelentőségű dolgokat, beleértve annak fontosságát, hogy a szerződő felek teljes, pontos javaslatokat küldjenek és elküldjék a határidőkön belül.
