A szakmai javaslatok több területre vonatkoznak. Az emberek írják őket, hogy biztosítsák a pénzért a kutatást, az új befektetők vagy ügyfelek csábítását, és új építési projekteket javasoljanak. Az Egyesült Államok és Izrael Tudományos és Technológiai Alapítvány honlapja szerint egy jó javaslat válaszol az öt „Ws-re”: ki, mi, mikor, hol és miért. A javaslatnak meg kell határoznia, hogy kik vagytok, mit akarnak elérni a javaslattal, és miért, mikor kívánja elvégezni a feladatot és hol.
Adatok gyűjtése és kutatás folytatása. Tudnia kell, hogy mit szeretne javasolni, és mi a végső célja. Vizsgálja meg a javaslatok elküldéséhez szükséges személyek nevét és elérhetőségét. Ne kezdje meg az írást addig, amíg meg nem kapja a vonatkozó információkat.
Tervezetet készít a javaslatról. A szakmai javaslatok jellemzően a következők: összefoglaló, koncepció, igények, cél, módszerek és költségek. Adott esetben tartalmazzon alfejezeteket. A „módszerek” szakaszban például a „menetrend” és a „projektértékelés” alfejezetek szerepelhetnek. A javaslatok minden egyes főbb szakasza alatt használja a pontokat, hogy felsorolja azokat az elképzeléseket és ötleteket, amelyeket be kell illeszteni az egyes szakaszokba.
Az egyes szekciókat a javaslatok bonyolult részleteinek a megfelelő szakaszokban való megfogalmazásával egészítheti ki. Használja a gyűjtött kutatást és adatokat. A CapturePlanning.com szerint tartsa szem előtt az alábbi gondolatokat: tájékoztassa az ügyfeleket arról, hogy mit tehet nekik, és magyarázza el, hogy a cselekedetei hogyan érik el a kívánt eredményt.
Az információk megmagyarázásához segítsen olyan grafikákat, mint a grafikonok és a diagramok. A grafika növeli a javaslat megjelenését és növeli az olvashatóságot. Ahelyett, hogy az idősort néhány bekezdésben leírná, tartalmazhat egy idővonal-diagramot, amely nyomon követi a tervezett előrehaladást.
Befejezze a jelentést a cím és a névjegyzék és a tartalomjegyzék fedőlapjának beillesztésével. A javaslat hátoldalán szereplő fontos dokumentumokat mellékeljen egy „függelék” szakaszába. Ezeknek a dokumentumoknak javítaniuk kell a javaslat hitelességét, de nem kell részletesen olvasniuk a javaslat fogalmának megértéséhez.
