A hivatalos levelek a szinte minden szakma részét képezik, függetlenül attól, hogy milyen területen. Értesítések, lekérdezések és meghívók: minden formában és méretben vannak, de szinte mindegyik azonos formátumú. A szakmai levelek kezdete fontos, mert az olvasó hangját állítja be. Ha a leveled személytelen vagy szakszerűtlen, akkor az olvasó megkérdőjelezheti vállalkozásod legitimitását, illetve a munkával kapcsolatos információk kezelésére való képességét. Az olvasó kedvéért a szakmai leveleknek udvariasnak, tömörnek és informatívnak kell lenniük.
Írja be a címét a levél tetején. Használja az üzleti utcai címet, a várost és az irányítószámot. A cím megmondja az olvasónak, hogy honnan érkezik a levél, és hogy hová küldhetik a saját levelüket.
Írja be azt a dátumot, ameddig a levelet a cím alatt egy sorba írta. Írja be a hónapot, a dátumot és az évet (1997. december 24.). A dátum tájékoztatja az olvasót arról, hogy mikor készült a levél.
Írja be az olvasó címét a dátum alatti sorba. Kezdjük a nevükkel (általában helyes, ha hozzáad egy személyes címet, mint a Dr. vagy Mrs.), és adja hozzá az utcai címet, a várost és az irányítószámot az alábbi sorokban. Ha a levelet az ablak borítékába küldi, akkor ez a rész tájékoztatja a postát, hogy hol kell elküldeni a levelet.
Kezdjen üdvözlettel több sorral az olvasó címe alatt. Kezdje a következőt: "Kedves …", és adja hozzá a teljes nevet. Használja személyes címét a levél címzettjének tiszteletben tartása érdekében. Adjunk hozzá kettőspontot a név után (Kedves Mr. John Smith)
tippek
-
Használjon olyan professzionális betűtípusokat, mint az Arial vagy a Times New Roman. Dupla tér és 12 pontos méretű betűtípust használ.
Minden levelezéshez használjon fejlécet, amely tartalmazza a nevét és címét.
