A kérelem betűi nemcsak segítenek abban, hogy biztosítsák, amire szüksége van, de segíthetnek abban, hogy kapcsolatot alakítsanak ki a címzett személyrel vagy szervezettel. A kulcs az, hogy bizalommal írjunk, és tömör legyen, így a kérelem könnyen teljesíthető. Az, hogy a levél egy fontos dokumentum másolatát, fizetésemelését vagy egy eseményen való részvételét kéri-e, a végnek világos elképzelést kell hagynia az olvasótól, hogy hogyan kell eljárni.
Ne kérjen bocsánatot a levél végén, függetlenül a kérés nagyságától. Ez része a bizalommal való írásnak. Arra számíthat, hogy a kérését jóváhagyják.
Tartalmazzon egy rövid nyilatkozatot a kártérítésről a jegyzet vége felé annak érdekében, hogy egyértelművé tegye, hogy hajlandó valamit adni cserébe, amit szeretne kapni.
Sorolja fel a kapcsolattartási adatait a kérés lezárása előtt. Ezeket a részleteket fel kell sorolni az Ön által kívánt sorrendben. Tehát, ha inkább telefonon szeretne beszélni, először listázza telefonszámát, majd egy e-mail címet vagy levelezési címet. Ezen információk alapján az olvasónak több ideje lesz arra, hogy összpontosítson a kérelem kitöltésére, ahelyett, hogy időtöltést keresne máshol.
Zárja be a levelet egy udvarias, rövid tisztelettel, például „Köszönöm” vagy „Tisztelettel”. Ily módon köszönetét fejezi ki, mivel az olvasónak meg kell fontolnia a források megosztását.
