A beszerzési szervezet felépítése egyetlen személytől függ, aki a felelős a beszerzésért egy nagy központi részleghez vagy decentralizált szervezethez, ahol a beszerzési szakemberek külön helyeken vagy üzleti egységekben dolgoznak. Elengedhetetlen a megfelelő struktúra megszerzése, mivel a beszerzés általában a szervezet kiadásainak felét teszi ki, a Business for Business szerint. Az is fontos szerepet játszik a vállalat versenyképes stratégiájában.
Egyéni beszerzési felelősség
Kezdetben vagy kisvállalkozásban az egyik személy, mint például a pénzügyi igazgató felelős a beszerzésért. Alternatív megoldásként, a vezetői csoport egyes tagjai, mint például a termelési vezető, az irodavezető vagy a marketingmenedzser, termékeket vagy szolgáltatásokat vásárolhatnak, hogy megfeleljenek saját szervezeti követelményeknek. Ebben a forgatókönyvben a vállalatnak nem lenne egységes beszerzési eljárása, és nem lenne vásárlóereje arra, hogy a beszállítók egy töredezett csoportjából jobb tárgyalásokat folytasson.
Beszerzési osztály
Növekvéskor a vállalat szakmai képesítéssel rendelkező közbeszerzési igazgatót nevezhet ki. Ha a beszerzés mértéke növekszik, a vállalat egy vagy több beszerzési asszisztenst is felvehet. A menedzser vagy a csapat felelősséget vállal az összes részleg beszerzésének beszerzéséért, az igényeik megtárgyalásáért, a beszállítók és a megrendelések feldolgozásáért. A beszerzés összehangolásával a vállalat nagyobb megrendeléseket tud rendelni a preferált beszállítókkal. Lehet, hogy az alacsonyabb árakról tárgyalhat és következetes minőségi előírásokat vezethet be a szállítókra.
Központi beszerzési struktúra
A több helyszínen működő üzletágak, üzletágak vagy üzleti egységek a központi vagy decentralizált struktúrák közül választhatnak. A központosított modellben az egyetlen beszerzési osztály felelős a vállalat nevében történő beszerzésért. A részleg, amely egy beszerzési igazgatóból, vezetőkből és asszisztensekből állhat, szabványos politikákat és eljárásokat vezet be a szervezeten belül a költségek csökkentése, a beszerzési hatékonyság növelése és az egységes minőség elérése érdekében. A szolgálat különböző helyszínekre történő javítása érdekében a tanszék kijelölhet speciális ellátási kategóriák beszerzéséért felelős szakembereket.
Decentralizált beszerzési struktúra
A decentralizált modellben a vállalat a beszerzési hatóságot a telephelyekre és a felosztásokra delegálja. A beszerzési vezetők és az asszisztensek helyi szükségleteket vásárolnak, bár kis központi egységtől kaphatnak támogatást. Míg a decentralizált struktúra autonómiát biztosít és csökkenti a szűk keresztmetszeteket, a beszerzési hatékonyságot eredményezheti, következetlen szabványokat és a megnövekedett beszerzési költségeket eredményezheti.
Stratégiai beszerzési modell
Azok a vállalatok, amelyeknek alapvető szükségletekre van szükségük, mint a kritikus mérnöki komponensek, vagy a beszállítók körében a minőség összehangolása, a hagyományos beszerzési gyakorlatokról a stratégiai ellátási partnerekkel való hosszú távú kapcsolatokra léptek. A beszerzési csapat tagjai, akik a stratégiai beszerzésért felelősek a kritikus ellátásokra összpontosítanak, az árukészletek beszerzését a többi csapat tagjává teszik. A stratégiai beszerzési csapat hosszú távú ellátási szerződéseket köt és együttműködik az ellátási partnerekkel a költségek csökkentése, a minőség és a termelési szintek összehangolása, valamint a közös termékfejlesztési projektek megvalósítása érdekében.
