Az e-mail számos munkahely és vállalkozás lényeges része. Az üzleti e-mail kommunikáció csaknem olyan fontos benyomást kelt, mint a szemtől-szembe kommunikáció, és tovább tarthat. Az üzleti e-maileknek mindig tükrözniük kell a szakmaiságot és üzleti céllal kell rendelkezniük. A rossz e-mail szokásokba való belépés egyszerű, ezért az e-mail verbiattal kapcsolatos folyamatos tudatosság és éberség szükséges és elengedhetetlen a professzionális üzleti képhez.
Tárgy mező
A témakör ugyanolyan fontos, mint az e-mail szöveg. Ez egy professzionális cím az e-mail üzenetéhez, és olyan szavakat igényel, amelyek ezt tükrözik. A helyes nyelvtan helyesírása nélkül használja a megfelelő nyelvtant, és használjon megfelelő kis- és nagybetűket. Közölje az e-mail célját egy rövid, tömör kifejezésben. „A Winfield projektről”, „Az Ön fiókjához való visszatérés”, „Az idő és a jelenlét szoftverének kérdései” példák az e-mail üzenetek üzleti jellegű témaköreire. Soha ne használjon szlenget, hamis nyelvet vagy akár alkalmi kifejezéseket, mint például „Szia”, „Hogyan megy ez?” Vagy „Kérdés”.
Üdvözlet és aláírások
Használja a professzionális üdvözleteket és az aláírásokat, hogy az elektronikus kommunikáció megfeleljen az e-mailen keresztül közvetíteni kívánt professzionális üzleti képnek. Még akkor is, ha hosszú távú, ismerős üzleti kapcsolattartót küld e-mailben, akivel gyakori levelezést tart, szakmai és udvariasan tarthatja az üdvözletet és az aláírást. Új és ismeretlen kapcsolatok esetén használja a „Kedves Mr. Smith” és „Üdvözlettel” az üdvözlést és az aláírást. Az ismerősebb kapcsolatokért a „Kedves Amy” és a „Tiszteltem!” Több informális, mégis profi.
Formázás, mellékletek és aláírási fájlok
Az üzleti e-mailek formázása felesleges, és az e-mailek a spamszűrőkbe kerülhetnek. A tartozékokat óvatosan és csak a címzett előzetes ismerete és jóváhagyása mellett használja, különösen a nagy mellékleteket. Az aláírási fájloknak a lehető legrövidebbnek kell lenniük.
Nyelv és hang
Az e-mail kommunikáció nyelvének és hangjának ugyanolyan professzionálisnak kell lennie, mint más írásos kommunikáció. Használjon jóvoltából, jó nyelvtanból, helyesírásból, szókincsből és írásjelekből. Használja a közös üzleti nyelvet, nem szlenget, bosszúságot vagy alkalmi kifejezéseket. Fontos, hogy egy átgondolt, barátságos hangot használjon az e-mailben. Ne írjon e-mailt, amikor mérges, ideges vagy csalódott. Még akkor is, ha nem szándékozik. Vigyázzon az e-mail megfogalmazással, mint az üzleti partnerekkel folytatott telefonos és szemtől-szembe beszélgetésekkel.
E-mailben nem
Ne írjon három bekezdést, ha pár mondat elegendő. Ne használjon e-mailt a haragra vagy a bosszúságra, vagy senkit sem fegyeljen. Soha ne küldjön e-maileket sietve - töltsön időt az újrakeresésre, a helyesírás-ellenőrzésre és a címzett címének ellenőrzésére a küldés előtt. Ne használja vissza az e-mailekben lévő szén-dioxid-másolatot és a vak másolatot. Ne használjon e-mailt a munkában nem munkás célokra.
