A bérszámfejtési rendszer az a médium, amelyen keresztül dolgozza fel a bérszámfejtését, így a szükséges szövetségi és állami követelmények teljesíthetők. Pontosabban az Egyesült Államok Munkaügyi Minisztériuma előírja, hogy helyesen és időben kompenzálja a munkavállalókat; a Belső Bevételi Szolgálat szövetségi bérköltség-adót igényel; az állami munkaügyi osztály megköveteli, hogy alkalmazza az állami munkaügyi törvényeket, és az állami adóügynökség államadósság-adót követel meg. A bérszámfejtési rendszer tervezésekor válassza ki azt, amelyik megfelel az Ön igényeinek.
Értékelje a bérszámfejtési követelményeit a megfelelő rendszer meghatározásához. A kézi rendszer kézi fizetéskezelést igényel. Megnövekedett hibakockázattal rendelkezik, ezért csak akkor alkalmazza azt, ha kevés alkalmazottja van. A házon belüli számítógépes rendszer bérszámfejtő szoftverrel történő feldolgozást igényel. Használja a bérszámfejtés egyszerűsítésére. A külső rendszer a bérszámfejtési feladatok kiszervezését igényli a bérszámfejtési szolgáltatónak. Használja, ha el akarja távolítani vagy jelentősen csökkenteni a bérszámfejtési feladatait.
Hozzon létre egy manuális rendszert, ha ezt választja. Vásároljon szabványos munkalapokat egy irodai áruházban, vagy hozzon létre egy táblázatos vagy irodai csomagprogramot. Vásároljon üres bérszámfejtési ellenőrzéseket egy irodai áruházból, vagy használja a banki csekket. Használjon írógépet a fizetési csekk vagy a kézírás megírásához.
Ez a rendszer megköveteli, hogy manuálisan kiszámítsa a béreket és a levonásokat. Maradjon lépést a szövetségi forrásadó, adóbevallás és adóbevallási törvények útján az IRS Circular E. segítségével A bérszámfejtés előtt háromszor ellenőrizze a bérszámfejtést. Folyamatosan nyomtassa ki a bérszámfejtési jelentéseket egy bizalmas területen.
Tegye a házon belüli számítógépes rendszert, ha ezt választja. Vásárolja meg a legjobban megfelelõ bérszámfejtési szoftvert. A kisvállalkozások például használhatják a QuickBooks-ot, a közepes méretű vállalatok használhatják az Ultimate szoftvert, és a nagyobb cégek a Mangrove-lel is mehetnek. Az óránkénti munkatársak rendszeres időmérőt tudnak ütni, de a számítógépes időrendszer, mint például a Kronos, hatékonyabb, mivel lehetővé teszi, hogy importálja az időt a bérszámfejtő szoftverbe. A szoftver kiszámítja a béreket és a levonásokat, lehetővé teszi a közvetlen befizetést, kinyomtatja a fizetési csekket és a fizetési csonkokat, a szövetségi és állami adótáblákat beágyazza a rendszerbe, és elmenti és kinyomtatja a bérszámfejtési jelentéseket.
Ha az útvonalat választja, készítse el a külső rendszert. A legtöbb bérszámfejtési szolgáltató előírja, hogy az interneten keresztül töltse fel a bérszámfejtését, vagy faxon vagy e-mailben küldje el őket. A szolgáltató feldolgozza a bérszámfejtését, és minden fizetésnapra elküldi a paychecks és a bérszámfejtési jelentéseket. Egyes vállalatok lehetővé teszik, hogy online hozzáférést biztosítsanak a rendszerükhöz, ami lehetővé teszi a jelentések és fizetések ellenőrzését saját lézernyomtatójához.
A rendszer létrehozásakor a szolgáltatónak kölcsönösen elfogadott szerződést kell írnia, amely részletezi szolgáltatásait, és felsorolja az árakat. Közvetlen letétbe helyezés esetén adja meg a szolgáltatónak bankszámláját és útválasztási számát. Ha a szolgáltató az adózási és juttatási ügyeit kezeli, akkor Önnek alá kell írnia egy, az engedélyt kiadó ügyvédi dokumentumot.
tippek
-
A harmadik fél által elkövetett adózási hibákért IRS-díjat számíthat fel. Következésképpen mindig ellenőrizze a bérszámfejtési szolgáltató munkáját. Hozzon létre egy folyamatábra a bérszámfejtési rendszeréhez. A diagram mutatja be a bérszámfejtés feldolgozásával kapcsolatos feladatokat a kiválasztott rendszer alapján.
