Gyakran költséghatékony, ha a munkáltató arra kéri a munkavállalókat, hogy saját gépkocsikat vezessenek munkahelyükön, és ne fektessenek be vállalati tulajdonú járművekbe. Ez azonban költséget ró a munkavállalóra. A szervezetek gyakran fizetnek kilométert megtérítéseket a jó munkások vonzására és megtartására. A belső bevételi szolgáltatást követő iránymutatások a jármüvek müködési költségeinek megtérítésére szolgálnak a munkáltatónak és a munkavállalónak jelentös adókedvezményekkel.
Kilométer-visszatérítés alapjai
Az IRS minden évben közzéteszi az adó levonható futásteljesítmény-visszatérítésének frissített standard mértékét. Ez az arány a gépjárművek, például autók, kisteherautók és SUV-k üzemeltetésének átlagos költségét tükrözi. Például a 2015-ös standard ráta 57,5 cent / mérföld. Az IRS az árat olyan szinten határozza meg, amely nem csak a benzint, hanem a szokásos működési költségeket is magában foglalja, beleértve a biztosításokat, az engedélyeket és a karbantartást. A munkáltatók nyomon követhetik a tényleges járműköltségeket, de általában nem, mivel a szokásos díjszabás alkalmazása szükségtelenné teszi az extra nyilvántartást. Az általános díj nem vonatkozik az olyan tárgyakra, mint a parkolás vagy az autópályadíj. A munkáltatók ezeket a költségeket üzleti költségként téríthetik meg, de külön tételként kell kezelniük.
Megengedett üzleti utazás
A munkáltatók csak adómentesen megtett kilométer-visszatérítést fizethetnek a munkahelyi vezetésért. Ez azt jelenti, hogy a munkavállaló nem tehet személyes ügyleteket, és továbbra is üzleti költségként igényelheti az utazást. Például levonható egy utazás az ügyfelekkel való találkozásra, de nem egy személyes utazás, hogy személyes bankbetétet készítsen. Emellett a munka és az otthon közötti vezetés naponta nem levonható utazás. Néha a munkáltatók előre fizetnek futásteljesítményt, különösen a hosszú üzleti utak esetében. Ha ez megtörténik, az alkalmazottnak vissza kell adnia a fel nem használt összeget.
Üzleti utak követése
Az IRS futásteljesítmény-visszafizetési dokumentáció követelményei egyszerűek, ha az általános árfolyamot használják. Ez azért van, mert az általános díj az összes szokásos működési költséget fedezi, így a munkáltatónak nem kell követnie a költségeket, mint például a gáz és a javítás. A munkavállalónak nyilvántartást kell adnia a munkahelyi utazásról. Általában kilométernyilvántartást vezetnek, és rendszeres menetrend szerint nyújtják be a visszatérítéshez. Minden naplóbejegyzésnek tartalmaznia kell a kilométer-számláló kezdeti és végpontértékeit. A bejegyzéseknek rövid leírást kell adniuk az utazás céljáról és céljáról.
Visszatérítés és adók
Ha a munkáltató a megengedett összegnél többet fizet a munkavállalónak, a többlet adóköteles kártérítés, és a munkavállaló W-2-jén kell járnia. Ellenkező esetben a kilométer-visszatérítés a munkáltató számára levonható üzleti költség. A munkavállalónak nincs adókötelezettsége a visszatérítésre a szokásos mértékig, és a pénzt nem jelentik kompenzációként a W-2-nél. Amikor a munkáltatók kisebb összeget fizetnek, az alkalmazottak az adóbevallásuk különbözetét írhatják le.
