Az orvosi rendelő hatékony kezelése, legyen szó kis gyakorlatról vagy nagy klinikáról, átfogó, világos eljárások kidolgozásáról és végrehajtásáról, amelyek a szükséges feladatokat és felelősségeket kezelik. Az irodai eljárásoknak ki kell emelniük a munkavállalók különböző feladatait, például leírniuk, hogy a recepciósoknak miért kell tennie, amikor az iroda megnyílik és bezárul. Meg kell értenie, hogyan működik az orvosi rendelő, hogy megfelelően alakítsa az eljárásokat.
alapjai
Az irodai eljárásoknak át kell adniuk az ügyfelekkel való kölcsönhatás módját. A vonatkozó témakörök közé tartoznak a szokásos ügyfél-üdvözletek (például személyesen és telefonon), a vezetői elégedetlen vagy dühös ügyfelek, az ügyfél bizalmassága (például a HIPAA-előírások), valamint a kinevezés és értesítés. Erős ügyfélszolgálati készségekre van szükség a legtöbb orvosi rendelőnél. Az eljárások tehát megkülönböztetik a „jó” és a „nem megfelelő” ügyfélszolgálatokat. Szükség van szabványos eljárásokra vészhelyzet vagy természeti katasztrófa esetén, például tűz vagy árvíz esetén. Hozzon létre egy külön munkavállalói kézikönyvet, hogy megvitassa a ruházati kódokról, a jelenlétről, a szexuális zaklatásról, a bérszámfejtésről, a nyaralásról és az előnyökről szóló irányelveket.
Records
A sikeres orvosi rendelő hatékonyan kezeli a betegfelvételeit. A biztonsági mentési eljárásoknak kötelezőnek kell lenniük a papírmentes irodák számára (például az online vagy számítógépes programban tárolt beteginformációkkal). A front office kézikönyvnek meg kell magyaráznia, hogyan lehet létrehozni, frissíteni és tárolni az ügyfélrekordokat. A kézikönyvnek tartalmaznia kell olyan eljárásokat is, amelyek lehetővé teszik a rekordok inaktívvá tételét, például a betegek mozgásakor. Egy másik fontos szempont az orvos-naptárak. Például, ha két beteget tervezünk óránként, az orvosnak 20-30 perc szabadideje lehet. Az eljárásoknak meg kell magyarázniuk, hogyan kell egy megfelelő számú beteg órát és naponta ütemezni. Az eljárások a vizsgabútorok hozzárendelésének szokásos módját is ábrázolhatják.
Számlázás
Az elülső orvosi rendelői eljárásoknak részletesen meg kell vizsgálniuk, hogyan lehet a betegeket fizetni. Ha a beteg biztosítást használ, az eljárásoknak meg kell magyarázniuk, hogy milyen információ szükséges a biztosítás igazolásához, és szükség esetén társfizetés beszedéséhez. Az eljárásoknak meg kell magyarázniuk, hogy a látogatás előtt vagy után fizetnek-e, amikor a beteg fizet ki a zsebéből. Ismertesse a szükséges lépéseket a biztosítási igények időben történő megtérítésére. Például magyarázza el, hogy ki fogja kódolni vagy azonosítani fogja a betegfelvételek és a számlázás orvosi eljárásait. Az eljárásoknak meg kell határozniuk, hogy hogyan kell kezelni a késedelmes számlákat, például azokat, amelyek 6 hónapig vagy 1 évig maradnak fenn.
