A számviteli információs rendszer rendszerint egy számítógépes számviteli program, amely nyilvántartást vezet egy vállalat számára. Az információ a rendszerbe kerül, és a rendszer nyomon követi és szervezi a számviteli információkat. A számviteli információs rendszert arra is használják, hogy részletes információkat szolgáltasson a társaságról, beleértve a pénzügyi kimutatásokat is.
Üzleti tranzakciók
A számviteli információs rendszer célja, hogy minden üzleti tranzakciót rögzítsen. A számvitelért felelős hivatalnok az összes üzleti tranzakciót beírja a programba, és a tranzakciók automatikusan a megfelelő számlákra kerülnek. Ez azért fontos, mert bármikor információra van szükség, a számítógépen megtalálható és szervezett.
Kifizetendő számlák
A számviteli információs rendszer lehetővé teszi a fizetendő fizetések könnyebb kifizetését. Számos rendszer úgy van tervezve, hogy minden számlát egy gombnyomással fizessen. A dátum kiválasztásra kerül, és az ellenőrzéseket az összes esedékes számlára automatikusan kiállítják. A legtöbb rendszer lehetővé teszi, hogy az ügyintéző bizonyos számlákat töröljön, ha egy vállalat nem kész arra, hogy egy meghatározott számlát fizessen.
Követelések
Ez a rendszer lehetővé teszi a könnyebb számlázást is. Az adatokat a rendszer rögzíti, és a jegyző kiválasztja, hogy mikor kell nyomtatni. Ezt naponta, hetente vagy havonta végezzük, az üzlettől függően. A rendszer minden számlát hatékonyan és egyszerűen generál a jegyző számára.
Pénzügyi kimutatások
A számviteli információs rendszer minden pénzügyi jelentést készít anélkül, hogy a jegyző számítana. A jelentések dátumai a rendszerbe kerülnek, és a számítógép az adott időszakra jelentéseket készít. Ez akkor hasznos, ha egy másik időszakról szóló jelentést azonnal meg kell adni. A rendszer képes arra, hogy jelentéseket készítsen minden olyan időszakra vonatkozóan, amelyre az információt rögzítették.
Év végi zárás
Az év végi zárás gyakran könyvelő számára fárasztó folyamat. Korrigálatlan próbaegyenleg keletkezik, módosító bejegyzéseket készítenek és rögzítenek, korrigált próbaegyenleget számítanak ki, záró bejegyzéseket készítenek, és végül egy zárás utáni vizsgálati egyenleg keletkezik. Ez a folyamat bonyolult és időigényes, de számviteli információs rendszerrel a számítógép a legtöbb munkát önmagában végzi.
