A hatékony üzleti jelentések írásának számos jellemzője van. Például a menedzsereknek előre kell vázolniuk a jelentéseiket, hogy tartalmazzák az összes szükséges információt. Emellett a menedzsereknek meg kell magyarázniuk a tipikus olvasó tudásbázisán kívül eső speciális feltételeket vagy szavakat. Az öt kulcsfontosságú jellemző azonban inkább a leghatékonyabb üzleti jelentések aláhúzására szolgál.
Teljesség
A jelentéseknek teljesnek kell lenniük, amit megpróbálnak közvetíteni. A teljes körű jelentéskészítés legjobb módja az, hogy megbizonyosodjon arról, hogy minden célkitűzését lefedi. Például egy marketingkutatási jelentés célja lehet, hogy meghatározza a fogyasztók elégedettségét a termékek, az árak és az ügyfélszolgálat között. Ezenkívül célul tűzi ki, hogy megtudja, miért hagyta abba az ügyfelek a termékek vagy szolgáltatások vásárlását. A tipikus üzleti jelentés felépítése, bemutatása, testülete és következtetése. A vezetőknek vagy munkatársaknak is tartalmaznia kell egy összefoglalót, akiknek csak időük van a jelentés eredményeinek szkenneléséhez. Használja a golyópontokat az összefoglalójában, és csak a legjelentősebb pontokat vagy megállapításokat jelölje ki.
Pontosság
Jelentéseidnek mindig pontosnak kell lenniük, ha tényeket vagy számokat adunk meg. Például a marketing menedzserek a pénzügyi információkat a jelentéseikben eloszthatják. A pénzügyi igazgató negyedévente értékesítési és nyereségadatokat nyújthat a marketingkutatónak két különböző évre. A marketingkutatási vezető feladata, hogy pontosan beszámoljon az értékesítésről és a nyereségről, amikor egy jelentésbe foglalja őket. Hasonlóképpen, néhány nyilatkozatot biztonsági másolattal kell hivatkozni. Ezért meg kell győződnie arról, hogy teljesen megértette egy másik szerző nyilatkozatát, mielőtt bármilyen hivatkozást kérne rájuk.
Az egyszerű nyelv használata
A jelentésben szereplő üzenetnek egyszerűnek kell lennie, a webhely Entrepreneur szerint. A jelentéseket úgy kell megírnia, mintha egy középiskolai felsőoktatásban részesülne. Használjon egyszerű szavakat és magyarázatokat az absztrakt ötletekhez vagy témákhoz. A menedzsernek el kell kerülnie a technikai kifejezések használatát, amikor a közönség tagjait a saját területén kívül kívánja kezelni. Például a marketing kutatási szakmáknak olyan szavakat kell használniuk, mint a "nyílt végű" és a "zárt végű" marketing kutatási kifejezések helyett a "többszörös választás" és a "kitöltendő" szöveg. Továbbá, tartsa a mondatokat rövidre és pontra.
Helyes helyesírás, írásjelek és verbens feszültség
Egyszerűen nincs kifogás a jelentések írására helyesírási vagy nyelvtani hibákkal. Mindig futtassa a jelentéseket a számítógép helyesírás-ellenőrzőjén keresztül. Kérdezzen valaki másnak, hogy korrigálja jelentését a lehetséges nyelvtani hibákért vagy a hibás igeidők használatáért. Bizonyosodjon meg róla, hogy minden jelentés vesszőt, időszakot, kérdőjelet és felkiáltójelet tartalmaz.
Használjon aktív hangot
Az aktív hang lehetővé teszi, hogy a beszédekben a passzív hanggal ellentétben írjon a jogosultsággal. Olyan szavakat vagy kifejezéseket használjunk, mint a végrehajtott, kezelt és feltérképezett passzív társaik helyett: végrehajtás, kezelés és felmérés. Használja az "ed" szóban lévő szavakat, mivel aktívabb hangot képviselnek.
