Számos vállalkozás számára a faxok küldése és fogadása naponta történik. A faxolás annyira gyakori, hogy könnyen beilleszthető egy alkalmi kommunikációba. Néhány egyszerű lépés után segíthet, hogy a faxok professzionálisak legyenek. A megfelelő fax-etikett gyakorlása biztosítja, hogy az Ön cége megőrizze a szakmai hírnevét, amit olyan nehéz dolgozni, hogy építeni.
Faxok küldése
Mindig emlékezzen a faxolási dokumentumok üzleti folyamatra. Mint ilyen, vegye figyelembe ezeket az alapvető irányelveket:
-
Mindig tartalmazzon fedőlapot, mentes minden felesleges információt vagy művet. A fedőlapon adja meg nevét és elérhetőségeit, az oldalak számát (beleértve a fax fedőlapot), a címzettet és az egyéb vonatkozó információkat. Ne feledje, hogy a fax címzett nem az egyetlen, aki látja a dokumentumot, ezért győződjön meg róla, hogy a fax fedőlap profi.
-
A fax továbbítása után hívja fel a címzettet. Ez nem igényel alapos vitát arról, hogy mit tartalmaz a fax. Egyszerűen megerősíti, hogy a fax érkezett. Ebben a beszélgetésben helyénvaló, hogy a személy tudja, hogy szabadon hívhatják Önt bármilyen további nyomon követési kérdéssel a faxon küldött anyagokra.
-
Az érzékeny vagy bizalmas információk faxolásakor mérlegelési jogkörrel rendelkezzen. Ha személyes jellegű információkat küld, hívjon előre, hogy az egyén tudja, hogy a faxot előzetesen elküldi. Az ilyen típusú probléma elkerülésének egyik módja az online faxolási szolgáltatás használata. Ezek a szolgáltatások közvetlenül faxot küldnek személyi számítógépre.
-
Legyen óvatos a nem kívánt anyagok küldésével. Mindenki, aki egy irodában dolgozik, tudja, milyen bosszantó az alacsonyabb költségű egészségbiztosításra és a Hawaii-ba irányuló kedvezményes hirdetésekre. Ha nem kívánatos faxokat küld az ügyfeleinek, akkor csak a ritka esetben, amikor indokolt. Ha megkapja a címzett kérését, hogy ne fogadjon ilyen faxokat, tiszteletben kell tartania a kívánságait, és el kell távolítania azokat a listájáról.
Faxok fogadása
A faxok küldéséhez hasonlóan a faxok fogadásakor is vannak etikett szabályok:
-
Tartsa tiszteletben a bizalmas faxok fogadását. Ne ossza meg személyes adatait munkatársaival, amelyek kizárólag a megtekintéshez készültek.
-
Ne hagyjon érzékeny faxokat, ahol mások láthatják őket. Kezelje olyan faxokat, mintha bármilyen más bizalmas papírmunka lenne.
-
Ha faxot kap, hibaüzenetet adhat a küldőnek. Általában kéri, hogy tönkretegye a hibásan fogadott faxokat.
