Az ajánlatlista levél hivatalos neve egy „pályázati fedőlap”. Ez a fajta levél röviden írható, és legfeljebb két oldal hosszúságú. Javaslatok kidolgozása a projekt paramétereinek, várható eredményeinek, menetrendjeinek és mérföldköveinek részletes leírásához. A fedőlap célja, hogy a főbb leírásokat és követelményeket összefoglaló módon érje el.
A szükséges elemek
-
Szófeldolgozó szoftver
-
RFT (opcionális)
-
Linkek az RFP webhelyére, alkalmazás (opcionális)
Nyissa meg a levelet rövid üdvözléssel, és közölje az ajánlat projekt címét. Hozzon létre egy fejlécet a „Leírás” felirattal a nyitó üdvözlés után. Használja ezt a fejlécet, hogy röviden leírja a munkát három vagy annál kevesebb pontban, így jobban olvas egy összefoglaló nyilatkozatot. Adjon hozzá egy munkaszámot a projekthez.
Hozzon létre egy címet „Specifikációk” címmel. Használja ezt a területet a követelmények, például a méretre, az elektromos igényekre, a helyszínre és az egyéb releváns információkra vonatkozó követelmények részletes leírására, amelyeket az ajánlattevőknek pontosan meg kell tudniuk.
Hozzon létre egy címet „Minősítések” címmel. Használja ezt a részt az ajánlattevők számára szükséges képesítések leírásához, mint például az üzleti életben minimális évek száma, az engedély (ek) különleges típusa (i), a megfelelő biztosítási fedezet összegének igazolása és a biztosítás típusa (i), amire szüksége lehet. A kisebbségi vagy női tulajdonú vállalkozásoknak adott állami preferenciák (ha van ilyen) és bármely más kötelező jogi nyelv, amelyet a vállalkozás vagy szervezeti egységek minden ajánlattételi levélben meg kell adni.
Jelöljön ki egy címet a „Költségvetés” címmel (ha van ilyen). Adja meg a projekt maximális összegét, hogy minden pályázó tisztában legyen a maximális költségkerettel.
Készítsen egy fejlécet a „Szállítmányok” címkével, és írjon egy rövid nyilatkozatot a várt teljesítendő feladatokról, amelyeket teljesíteni kell. Tájékoztassa a kilátásokat arról, hogy a teljes RFP-ben egy részletes beszámolót kap a feladatról.
Írja be a „Határidő” címmel rendelkező fejlécet, és a fejléc alatt adja meg a befejezés szükséges dátumát. Adja meg a mérföldkövek dátumait (ha van ilyen), vagy hagyja el az RFP mérföldköveit.
Hozzon létre egy „Minták” fejlécet (ha van ilyen), és adja meg, hogy az ajánlattevőknek hogyan kell benyújtaniuk az előzetes munka mintáit, például elektronikus digitális fényképeket JPEG vagy GIF formátumban, vagy mellékletként a hivatalos alkalmazásukkal együtt.
Hozzon létre egy „Referenciák” fejlécet, és adja meg a szükséges referenciák számát és a szükséges elérhetőségek típusát, például egy nevet, címet, telefonszámot és e-mail címet.
Helyezzen be egy hiperhivatkozást a levélre, hogy a kérelmezők egy hivatalos online alkalmazáshoz kapcsolódhassanak, és egy külön hiperhivatkozást az RFP-hez (ha szükséges). Adjon hozzá linket a webhelyéhez, és foglalja bele az RFP-t és az alkalmazást a webhelyére, amely PDF formátumban formázható, hogy a kérelmezők feltölthessék a számítógépükre.
tippek
-
Adjon meg egy dátumot egy kérdés- és válaszszekció számára egy nagy költségvetésű munkához, és minimalizálja a lehetséges telefonszámok és e-mailek számát, így válaszolhat a kérdésekre egyszerre. Adjon meg egy nevet, és adja meg, hogy az ajánlattevőknek további kérdéseket kell-e a telefonon vagy e-mailben használni.
