A belső üzleti levél írása magában foglalja a közönség megértését és egy adott célra való összpontosítást. Nem számít a téma, a közönség és a hang megfontolása döntő fontosságú a konfliktusok, zavartság és félreértés elkerülése érdekében. A siker érdekében gondoskodjunk egy struktúráról, adjunk meg minden szükséges részletet, és alaposan lássuk el a korrektúrát. Gyakran segíthet abban, hogy időt biztosítson a levél elkészítése és a végső felülvizsgálat között az objektivitás fenntartása és a leghatékonyabb írás elkészítése között. Ezért az írás folyamatának fontos szempontjai a gondos tervezés és az időgazdálkodás.
Hozzon létre egy helyes üdvözlést
Hozzon létre egy megfelelő üdvözletet a levél megfelelő tónusú megnyitásához. Használja a "Kedves", "Üdvözlet" vagy a "Jó reggelt / délutánt" a levél megnyitásához és az olvasó tiszteletére és empátia megjelenítésére. Például: "Kedves Kollégák."
Bevezetés létrehozása. A bevezetőben a levél témájával kapcsolatos információkat tartalmaz, hogy az olvasó megértse, mit várjon. Bevezetése így nézhet ki:
Sokan kíváncsi voltak arra, hogy az új parkolóházunkban befejeződik az építés. Örömmel értesítem, hogy az építés várhatóan április első hetére lesz befejezve.
Írjon egy hatékony testrészt, és vizuálisan szervezze meg, hogy az olvasó befogadjon.
A testrész a legtöbb információt tartalmazza, így a szervezet különösen fontos. Használja a golyópontokat, a merész szöveget vagy más technikákat, hogy kiemelje a fontos információkat.
Zárja be a levelet egy goodwill végével. Ez magában foglalja a megfelelő hangot az olvasóval, hogy megköszönjék az idejüket. Ez magában foglalja a szükséges információk felvételét abban az esetben is, ha az olvasónak további kérdése van. Például:
Köszönjük az idejét és türelmét. Ha további kérdése van, kérjük, ne habozzon kapcsolatba lépni a menedzsmenttel az alábbi e-mail címen.
Nyomtassa ki a levelet, és kijavítsa a hibákat. Keresse meg a helyesírási hibákat, írásjel-hibákat vagy nyelvtani hibákat. Használja a szótárat és a szinonimaszót a félelmetes szavak vagy passzív hangok módosításához és az ismétlés elkerüléséhez.
tippek
-
Belsõ írás közben ne feledje, hogy a dokumentumot bárki láthatja és olvashatja a vállalatnál. Ezért tartsa az információkat kiegyensúlyozottnak, objektívnek, hozzáférhetőnek és nemi szempontból semlegesnek.
Figyelem
Még akkor is, ha jól ismeri üzleti partnereit vagy munkatársait, kerülje el az informális vagy beszédhangot az írásban. Az írásbeli kommunikációban fontos a hosszú élettartamú dokumentum készítése, és az alkalmi szavak és kifejezések könnyen értelmezhetők.
