A számlák létrehozása és küldése időigényes folyamat lehet. Mégis, ez nem olyan folyamat, amelyet ki kell hagyni vagy figyelmen kívül kell hagyni. A megfelelően tervezett számla segíti a vállalkozást, és mindkét fél számára jogi védelmet nyújt. Ha valaha is auditálta a belső bevételi szolgálatot, számlázási rendszere igazolhatja a bejelentett bevételeket.
Számla alapjai
Amikor az eladó árut vagy szolgáltatást szeretne fizetni, számlát küld. A számla olyan dokumentum, amely részletezi az üzleti tranzakció pénzügyi összetevőit. A számla tartalmazza a vevő és az eladó nevét és elérhetőségét, a nyújtott szolgáltatások vagy áruk leírását, a tételenkénti költséget és a teljes esedékes összeget. A számlák tipikusan tartalmazzák a fizetési határidőt, a számla számát és a preferált fizetési módot.
Fizetést kapni
A számlák segítik a vállalatot abban, hogy teljes mértékben fizessenek és időben fizessenek. Nehéz lehet fizetni a megfelelő számla nélkül. A vállalatok a kifizetések kifizetése előtt általában részletes számlát igényelnek. A fizetési feltételek segíthetnek abban, hogy a vállalat gyorsan beszedje a követeléseket. Például egy vállalat azt mondhatja, hogy a fizetés a kézhezvétel után esedékes, a kézhezvételtől számított 30 napon belül, vagy a 60 napos átvétel után. A késedelmes fizetési politika egy számlára történő felvétele - például, hogy a késedelmes fizetésekre 20 dolláros díj vonatkozik - szintén hozzájárulhat az azonnali fizetés biztosításához.
Jogi jogok létrehozása
A számlák bizonyítékot szolgáltatnak arra, hogy a termékeket és szolgáltatásokat kézbesítik, és megalapozzák a vállalat fizetési jogát. Abban az esetben, ha az ügyfél nem fizet, a vállalat szerződéseket és számlákat használhat arra, hogy jogilag bizonyítsa a bíróságnak, hogy fizetendő. Hasonlóképpen, a vállalat a számlák és a szerződő feleknek és az eladóknak kifizetett összegek másolatait is megőrizheti annak megállapítására, hogy teljesítette a szerződéses fizetési kötelezettségét.
Audit bizonyítékok
Még ha mindent helyesen csinál, mindig lehetősége van arra, hogy az IRS ellenőrizhesse üzleti tevékenységét. Az ellenőrzés során az IRS biztosítani kívánja, hogy az év során kapott összes bevételt megfelelően jelentette be. Ha rendezett rendszerei vannak egymás után számozott számláknak, az IRS-nek nagyobb a bizalma, hogy a bevételeket teljes mértékben és helyesen jelentette be. Ha a számlák hibásak vagy nem léteznek, a bizonyítási teher az Ön számára, hogy megmutassa, hogy nem rejteget semmilyen jövedelmet.
