Egy átfogó fájlkezelő rendszer kifejlesztése az Ön éttermében segít az alkalmazottak és az üzleti vállalkozások kezelésében. A kettős nyilvántartási rendszerek hatékonyak, különösen, ha a fájlokat online tárolja. A fájlokat könnyen megtalálható helyen tárolhatja, mint például egy irodai fájlszekrény, és az érzékeny személyi és pénzügyi fájlok védhetők. A fizikai papírrögzítő rendszert a benyújtott információk mennyisége alapján kell kiválasztani, míg az online nyilvántartási rendszernek több lehetősége van.
Válasszon ki egy fájlrendszert
Az online tárolt fájlok bizalmas és nyílt kategóriákba oszthatók. A jelszó védi az érzékeny információkat, például a pénzügyi adatokat vagy a munkavállalói fájlokat. Azokat a fájlokat, amelyeket a munkavállalóknak rendszeresen kell elérniük, megoszthatják egy megosztott mappában bizonyos fejezetekben, mint például az eladó, a beszállító és a karbantartás. A szekrényben tárolt fájlokat alfabetikusan lehet besorolni a témakörben, vagy nagy mennyiségű fájlban, alany szerinti kategóriában. Például egy szállítófájlnak lehetnek egyedi ábécé szerinti fájljai, amelyek azonosítják az eladó nevét vagy cégét.
Pénzügy
A mindennapi működéshez, valamint a havi, negyedéves és éves számviteli jelentésekhez, valamint az év végi és adózási előkészítéshez elengedhetetlen a pénzügyi jelentésekhez való könnyű hozzáférést lehetővé tevő iratrendszer kialakítása. A pénzügyi információkat biztonságos helyen kell tárolni, például zárolódobozban vagy jelszóval védett számítógépes fájlban. A dokumentumok közé tartoznak a követelések és követelések, a bérszámfejtés, a hitelek és a hitelkeretek, a belső és külső ellenőrzések, valamint az adóbevallások és a napi bevételek. A fájlokat időrendben kategorizálja, így azok, amelyekre rendszeresen hivatkozunk, például a napi eladási nyilvántartások, könnyen elérhetők, és a rendszeres időközönként megtekintettek, mint például a negyedéves jelentések, a szekrény hátoldalán találhatók.
Foglalkoztatás
Üres és befejezett foglalkoztatási alkalmazásokat, tájékozódási és képzési anyagokat, munkaterveket és írásos beszámolókat szervez a munkavállalói jelentésekről, panaszokról vagy meghívásokról. Ez utóbbi akkor hasznos, ha a munkavállaló a felmondás, a diszkrimináció vagy a zaklatás tekintetében panaszt tesz. Ha egy alkalmazott fájl tartalmaz egészségügyi iratokat és társadalombiztosítási számokat, kategorizálja a fájlokat numerikus sorrendben, és tárolja a számgombot egy másik helyen.
szállítók
Osztja el a szállítófájlokat élelmiszer-, ital-, sör-, ital- és éttermi kínálat kategóriákba. Adja meg az aktuális fájlokat az aktuális gyártók és a leendő gyártók számára. A fájloknak tartalmaznia kell a szerződések másolatát, a megrendelőlapokat, a bevételeket, az árképzési struktúrákat, a szállítási menetrendeket, a kapcsolattartó neveket és a telefonszámokat. A szállítólevéleket a szállítási ajtó közelében vagy a kezelői irodában tárolhatja, hogy megkönnyítsék a hivatkozást.
Biztosítás
A biztosítási dokumentumoknak tartalmaznia kell a házirendek másolatát, valamint az egyes házirendeket képviselő biztosítási ügynök nevét és elérhetőségeit. Adjon meg egy megújítási táblázatot annak jelzésére, hogy a házirendeket felül kell vizsgálni. Vészhelyzet esetén tárolja a biztosítási fájlok másolatát a helyszínen kívül.
Építés és karbantartás
Függetlenül attól, hogy az éttermi létesítmény tulajdonában van-e vagy bérelt, karbantartási és javítási nyilvántartást vezethet. Tartalmazza a tisztítás, a szemét eltávolítása, az újrafeldolgozás, az általános karbantartás, a vízvezeték és az elektromos javítás szolgáltatók listáját. Tárolja a videojátékok, juke dobozok vagy automaták karbantartásához szükséges információkat. A gyártófájlokhoz hasonlóan a karbantartási és a segélyhívó számokat olyan helyen kell elhelyezni, ahol bármely alkalmazott gyorsan hozzáférhet hozzájuk, mint pl. Egy hostess stand, pénztáros íróasztal, a bár mögött vagy a konyhában.
Egészség és biztonság
Fenntartjon egy egészségügyi és biztonsági dokumentációra szánt fájlt. Ez magában foglalja az étterem egészségügyi osztályának jelentéseit és idézeteit, írásos szabályokat az alkalmazottak egészségügyi intézkedéseiről, mint például a kézmosás, a kesztyű és a hajháló használata, valamint a berendezések részletes tisztítási utasításai. Ide tartoznak az élelmiszerek kezelésével, előkészítésével és tárolásával kapcsolatos eljárások dokumentálása is. Készítsen másolatokat a vonatkozó szabályokról és előírásokról, és tegye azokat megfelelő helyre, ahol a dolgozók biztosan látják őket.
Sérülés és incidens
Hozzon létre egy fájlt, amely tartalmazza az alkalmazottak és az ügyfelekkel kapcsolatos sérülések jelentését. Dokumentálja a tanúkat minden eseményhez, és nyújtson be minden lehetséges részletet, beleértve a sérülés okát, a sérülést követő intézkedéseket és az eredményt. Ha a hatóságok bármilyen okból hívják fel az éttermet, vegye fel a rendőrségi jelentések másolatát.
