Egy tipikus üzleti szervezet elvégzi munkaterhelését olyan feladatok sorozatának létrehozásával, amelyeket szükség szerint végeznek és hajtanak végre. Ezek a feladatok magukban foglalhatják az anyagok beszerzését, a szolgáltatások értékesítését, az alkalmazottak felvételét vagy az ügyfelek válaszadását. Ezeknek a feladatoknak a szervezett és összekapcsolt rendszerekbe való sorolása előnyös lehet a vállalat számára, ha a munkanapok hatékonyságát és sorrendjét vezetik be, és végső soron növelik az alapvonalat. A munkarendszerek lehetővé teszik, hogy a mindennapi feladatok összehangoltan működjenek, és alapot adjanak a szolgáltatások és termékek előállításához.
Határozza meg a rendszert
A munkarendszer kollektív erőfeszítés, és úgy tervezték, hogy egy adott feladat vagy cél azonosítása több személyt igényel. A munkarendszerek olyan technológiákat, információkat és üzleti erőforrásokat tartalmaznak, amelyek szolgáltatásokat vagy termékeket hoznak létre külső és belső ügyfelek számára. Azoknak a személyeknek vagy személyeknek, akik másokat toboroznak a munkarendszeren belül, először meg kell határozniuk és rendezniük kell a rendszert, amely lehetővé teszi a cél elérését. A rendszert meg kell határozni, hogy tudják, hogy mely munkavállalók és gépek szükségesek, mi mindent megtesznek, és hogyan fog a rendszer a maximális hatékonyság érdekében az egyik feladatról a másikra áramolni.
A munkarendszerek típusai
Nem létezik egyetlen típusú munkarendszer, mert a munkarendszer fogalma olyan héj, amely egy szervezet céljaival és igényeivel tölthető be. A munkarendszerekre példaként említhető az információs rendszer, az ellátási lánc, a munkavállalók vagy az ügyfelek számára nyújtott szolgáltatás, valamint a rendszer, amelyet a vevő a termék megrendelésekor a szervezet részéről lép be. Az e-kereskedelmi webhelyek is olyan munkarendszereknek tekinthetők, amelyek olyan feladatokat látnak el, mint a marketing, az ügyfélszolgálat vagy a tranzakciók kezelése.
Néhány munkarendszer egy feladat elvégzésére szolgál, majd véget ér, mint például egy speciális projekt (konferencia, adatgyűjtés) vagy egy bizonyos ideig gyártott termék, majd megszűnik. Más munkarendszerek összekapcsolódhatnak egy nagyobb munkarendszer kialakításához, mint például a terméket létrehozó munkarendszer. Például a termékgyártási munkarendszerek (gyártósorok) összekapcsolják az ellátási lánc munkarendszerét (anyagvásárlások), a tervezési munkarendszert (mérnöki) és a csomagolási munkarendszert (vásárlási készterméket állít elő).
A rendszer elemei
Minden munkarendszer olyan elemeket tartalmaz, amelyek befolyásolják a munkarendszert. Az elemek egymástól függenek, és együttesen működnek egy egész rendszer létrehozásához. Ezek az elemek magukban foglalják a munkavállalót, a feladatot, a szervezet szerkezetét, a szervezet politikáit és irányelveit, valamint a szervezet vezetői gyakorlatát.
A munkavállaló lehet munkavállaló vagy szerződéses alkalmazott. A feladat magában foglalja, hogy mit kell tenni és hogyan kell megvalósítani a feladatot. A szervezet felépítése magában foglalja az egyéneket, a vállalaton belüli szerepeket és a szerepek összefüggését az elvégzendő munkával kapcsolatban. A szervezet irányelvei közé tartoznak azok a megállapodások, szabályok és nyilatkozatok, amelyek meghatározzák a munka befejezésének módját.A vezetési gyakorlatok a szervezeten belül ellenőrzik és irányítják a munkarend megvalósítását, és segítenek fenntartani a fókuszt és a motivációt.
Alapkeret
Bár a munkarendszerek nagymértékben különböznek egymástól a szervezetek között, létezik egy alapvető alkotóelem, amely felhasználható a munkarendszer kitöltésére. Ezek a komponensek a résztvevők, a tevékenységek és folyamatok, a technológiák, az információ vagy az adatok, a fizikai környezet, a folyamatstratégiák és a végtermék. A keretelemek összefonódnak a munkarendszer előállításához szükséges elemekkel.
Munkarendszerek felülvizsgálata
A meglévő munkarendszer felülvizsgálatának dinamikáját úgy lehet elérni, hogy a munkarendszer bizonyos fázisainak bevezetésével. A munka rendszer életciklusaként ismert fázisokat működési és karbantartási (folyamatos fejlesztések), kezdeményezés (új munka rendszer), fejlesztés (új követelmények) és végrehajtás (telepítés, képzés, tesztelés) néven írják le. Mind a tervezett, mind a nem tervezett módosítások és változások történhetnek a négy fázis használatakor. A tervezett változtatások mind a négy fázist használják, és a nem tervezett vagy váratlan változások minden fázisban alkalmazkodnak adaptációk, kísérletek és javítások formájában.
