A gazdálkodási információs rendszert vagy az MIS-t az információk összegyűjtésére, összeállítására és elemzésére használja. Ma egy MIS nagymértékben integrálódik a vállalat számítógépes rendszereivel, általában nagy mennyiségű adatot tartalmazó adatbázisokkal. Míg az alkalmazott információ típusa üzleti és a szervezeti egységek között változhat, a vezetési információs rendszerek szerepe szinte mindig ugyanaz: a műveletek, stratégiák és döntéshozatal javítása.
A mai MIS szerepe
A mai napig rendelkezésre álló információk mennyisége elsöprő. Az üzleti céloktól és céloktól függ, hogy hogyan kezelik ezt az információt, és így a jobb döntéshozatalt használják. Csakúgy, mint két ember nem használja a mobiltelefonjait ugyanazokra a dolgokra, két vállalkozás ugyanúgy nem használja az MIS-t. Ahhoz, hogy megértsük a szervezet információs rendszereinek funkcióit, a legjobban négy különböző szinten tekinthető meg: tranzakciók, műveletek, menedzsment és stratégia.
Az MIS szerepe a tranzakciókban
Az információkezelés a tranzakció szintjén kezdődik, ahol az információt gyűjtik és tárolják. Ez azt jelenti, hogy eldönthetjük, hogy az információ mennyire fontos ahhoz, hogy összegyűjtjük és tároljuk. Például, ha az Ön cége ruhákat online értékesít, akkor valószínűleg felvenné az ügyfelek adatait, beleértve a neveket, címeket és vásárlási előzményeket. Miután ezt az információt összeállítottuk, betekintést nyerhet az ügyfelek demográfiai adataiba és preferenciáiba. Ha azonban olyan elemeket is felvett, amelyeket keresett, azokat a tételeket, amelyeket több mint néhány másodpercig böngészett, és azokat a tételeket, amelyeket eltávolítottak a bevásárlókocsikról, sokkal több információval rendelkezhet, amely elmondhatja, hogyan javíthatja értékesítéseit.
A tranzakciós szinten még egy MIS is fontos szerepet játszhat a szervezetben. Tegyük fel, hogy egy ügyfél kéri, hogy kérdezzen egy elemről.Ha az ügyfélszolgálati munkatárs az ujjheggyel az ügyfél tranzakciós előzményeivel rendelkezik, könnyebben segíteni tudna az ügyfél nevének, beszerzési előzményeinek és előzményeinek azonnal ismeretében. Ha tudjuk, hogy az ügyfél New Yorkból vagy Los Angelesből hívja, a képviselő könnyebben megjósolhatja, hogy mennyi ideig fog kerülni a küldemény.
MIS a műveletekben és a menedzsmentben
A pontos és időben történő tájékoztatás segíthet a vállalat minden műveletében, hogy jobb döntéseket hozzon, és biztosítsa, hogy minden zökkenőmentesen működjön. Pontosan tudva, hogy hány megrendelést tettek, a termelési részleg tudja, hogy mennyi munkát kell tennie ma.
A műveleti szinten használt információk gyakran együtt járnak a jobb irányítási döntésekkel. Például, ha a raktárkezelő tudja, hogy az 500 ügyfél előzetesen megrendelte a pénteken érkező elemet, úgy dönthet, hogy néhány munkás szombaton lesz, hogy csökkentse a hétfő munkaterhelését. Ugyanakkor a számviteli osztály tudni fogja, hogy készpénz lesz, amikor a hétfői hitelkártya megrendelések feldolgozásra kerülnek. A marketing részleg meghatározhatja, hogy mely hirdetési kampányok voltak a megbízások nagy részéért, és melyeket újra kell használni.
Az MIS szerepe az üzleti stratégiában
Egy jól optimalizált menedzsment információs rendszer a műveleteken és a vezetői döntéseken túl is fizethet. Mint egy kis cég tulajdonosa, az elmúlt év során megvásárolhatja a vásárlásokat, hogy meghatározza, hogy mely piacokat kívánja felfedezni. Tegyük fel például, hogy a kiskereskedelmi weboldala eredetileg ruhákat és más ruhákat értékesített, és tavaly jó árrésszel kezdte meg a cipőket. Ma azonban a ruhák nagyon kevés értékesítést és magas hozamot jelentenek. A cipők értékesítése folyamatosan növekszik. Ugyanakkor a webfejlesztők rámutattak arra, hogy a "kézitáskák" és "övek" most a legnépszerűbb keresési elemek a webhelyén. Ezen információk alapján rendelkezésére állnak a ruhák fokozatos megszüntetéséhez szükséges információk, és meg kell kezdeniük ezeket a keresett kiegészítőket ügyfeleinek.
