Annak ellenére, hogy sokan az időt az időpocsékolásnak tartják, hatékony módja az információk megosztásának, egy nagy projekt előrehaladásának követése és a csapat tagjai közötti kommunikáció javítása. Fontos, hogy mindenki részt vegyen az ülésen, és időben érkezzen meg, hogy megakadályozza a felesleges késedelmet. Az érintettek hatékony időben történő megkeresésének hatékony módja, hogy néhány nappal a tervezett időpont előtt küldjön mindenkit emlékeztetőt a közelgő ülésről.
Pár nappal az értekezlet előtt küldjön e-mailt minden találkozó résztvevőjének.
Adja meg mindazok e-mail címét, akiknek az e-mail sablon "Címzett" mezőjében várhatóan részt vesznek, majd kezdje el az üzenet összeállítását.
Fontos részleteket, például a dátumot, az időt és a helyet foglalja bele. Akkor is csatolhat napirendet, ha van ilyen. Ez segít a résztvevőknek a találkozóra való felkészülésben.
Ha az ülésen csak néhány ember vesz részt, akkor érdemes SMS-t küldeni mindenkinek. Ez figyelmezteti az ütemezett értekezlet résztvevőit, és elküldi az adatokat közvetlenül a mobiltelefonjukra. Így egy gombnyomással bármikor ellenőrizhetik az ülés időpontját és helyét, bárhol is vannak. (Győződjön meg róla, hogy mindenkinek helyes mobiltelefon-száma van. A szárazföldi vezetékekre véletlenül elküldött üzeneteket nem fogják megkapni.)
