A szervezeti kommunikáció rendszerszerű megközelítése a kommunikációt az egész vállalkozás alapvető elemének tekinti - belülről és kívülről. A kommunikációs folyamatok a silókba történő elkülönítése helyett a kommunikációt a rendszer szintjén kezelik annak biztosítása érdekében, hogy az üzenetküldés következetes és összehangolt legyen. Fontos filozófia azoknak a szervezeteknek, amelyek szeretnék biztosítani, hogy közönségük ugyanazokat az üzeneteket kapja a megfelelő időben és a megfelelő kommunikációs csatornákon keresztül. A rendszerek megközelítésének néhány kulcsfontosságú fogalma magában foglalja a célok és attribútumaik kölcsönös függőségét, holisztikáját, célkeresését és inputjait / kimeneteit.
Egymásrautaltság
A kommunikációs rendszerek megközelítése felismeri, hogy a szervezeti kommunikáció számos formája, amely mind a szervezeteken belül, mind azon kívül létezik, integráltan összefonódnak és következésképpen egymástól függenek. Például a vezérigazgató közleménye a vállalati szintű találkozón a szervezeti hírlevélben egy elemet eredményezhet, egy bejegyzést a vállalati intraneten, és talán még a helyi média interjúját is. Felismerve ezt a kölcsönös függőséget, a szervezetek jobban megtervezhetik és strukturálhatják kommunikációjukat, hogy figyelembe vegyék az összes lehetséges csatornát. Így például egy vállalat tervezheti kommunikációját, hogy először kommunikáljon a belső közönséggel, majd a legfontosabb ügyfélközönséggel, és végül a fogyasztói közönséggel általában. Az üzenetek gondos időzítése és elosztása biztosítja, hogy a megfelelő közönség a megfelelő időben megkapja a megfelelő üzeneteket.
holizmus
A holizmus olyan megközelítés, amely a különböző tevékenységek összességének összességét vizsgálja, nem pedig a megközelítés egyedi elemeinek egyedi hozzájárulását. Ez meglehetősen gyakori a reklámvilágban, ahol a forgalmazók felismerik, hogy a több csatornán keresztül küldött üzeneteknek többszörös hatása van, mint a részek összege. Ugyanez igaz, ha a szervezetek vállalati kommunikációjukban egy megközelítést alkalmaznak. A több csatornán keresztül küldött egyetlen üzenet hatása nagyobb lesz, mint az egyes üzenethatások összege.
Célkitűzés
A kommunikációs rendszerek megközelítése felismeri, hogy van néhány kívánt, tervezett eredmény, amely kommunikációs sikerhez vezet. A szervezeti kommunikáció célja a kívánt eredmény elérésére irányul, amely magában foglalhat olyan dolgokat, mint például a munkavállalók bevonásának javítása, az ügyfelek elégedettségének növelése, a konkrét szervezeti kezdeményezések iránti tudatosság növelése és hasonlók. Mivel a kommunikációs közönséget azonosítják, üzeneteket hoznak létre és csatornákat választanak ki, a célok olyan stratégiák megfogalmazását irányítják, amelyek végső soron a kívánt eredmények elérésére szolgálnak. Így például a vállalat a versenytársakhoz képest előnyben részesítheti szolgáltatásai előnyét, és egy bizonyos összeggel megszünteti a különbségeket e preferenciák között. A kommunikációs tevékenységeket úgy tervezték, hogy lezárja a szakadékot, és a jövőbeni mérések azt jelezzék, hogy az eredményeket elérték.
Bemenetek és kimenetek
Fontos, hogy a hatékony rendszerek nyitva vannak, nem zárva vannak. A szervezeti kommunikáció rendszerszerű megközelítése felismeri, hogy a kommunikáció mind bemeneteket, mind kimeneteket foglal magában. Azok a szervezetek, amelyek kommunikálnak, hatékonyan felismerik, hogy nemcsak a kulcsfontosságú közönségnek küldnek üzeneteket, hanem készen kell állniuk az üzenetek fogadására is. A különböző közönségektől kapott inputok felhasználhatók arra, hogy irányt adjanak a jövőbeli tevékenységekhez, és jelezhetik, hogy mennyire hatékonyak a célok. A mai szociális média csatornák lehetőséget biztosítanak az ilyen típusú kétirányú kommunikációra.
